home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ The Business Master (3rd Edition) / The Business Master (3rd Edition).iso / files / wordmisc / pcindx11 / pcindx.exe / PCI.DOC < prev    next >
Text File  |  1991-08-20  |  164KB  |  4,003 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.  
  13.  
  14.  
  15.  
  16.  
  17.  
  18.  
  19.  
  20.  
  21.  
  22.                                 PC─INDEX User's Guide
  23.                                     Version 4.00
  24.  
  25.                          Copyright (c) 1989─91 HELP Software
  26.                                   16706 Bradley Ct
  27.                                   Belton, MO 64012
  28.                                    (816) 331─5809
  29.  
  30.  
  31.  
  32.  
  33.  
  34.  
  35.  
  36.  
  37.  
  38.  
  39.  
  40.  
  41.  
  42.  
  43.  
  44.  
  45.  
  46.  
  47.  
  48.  
  49.  
  50.  
  51.  
  52.  
  53.  
  54.  
  55.  
  56.  
  57.  
  58.  
  59.  
  60.  
  61.  
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.                                   LICENSE AGREEMENT
  67.  
  68.           Copyright:  This software product is copyrighted and all rights
  69.           reserved by HELP Software.  It is intended for the use of the
  70.           original purchaser only.  Purchaser is hereby licensed to install
  71.           and use the software on any single user system at any one time,
  72.           and may not transfer the software to other entities or  computers
  73.           for use by others.  You may make backup copies as needed for your
  74.           use, but you may not distribute the software in any way or  form.
  75.           Return the manual, disk, and any backup copies to HELP Software
  76.           if you decide not to accept this agreement.
  77.  
  78.           Approach:  We at HELP Software feel that we offer our software at
  79.           a price which everyone can afford.  Obtaining and installing an
  80.           illegal copy is not only in violation of copyright law for all
  81.           parties involved, it is unfair to the industry, and to those who
  82.           purchased a legal copy.  We have demonstrated our good faith by
  83.           not using any form of copy protection, and you can show yours by
  84.           adhering to this license agreement.  Installation of the program
  85.           indicates acceptance of this agreement.
  86.  
  87.           Warranty:   HELP Software warrants this software product and the
  88.           associated manual for a period of ninety (90) days.  Warranty
  89.           requests must include invoice number and date of purchase.
  90.  
  91.           Liability:  The user hereby agrees that regardless of the form of
  92.           any claim, liability for any damages or loss incurred because of
  93.           this product shall not exceed the registration fee or purchase
  94.           price.
  95.  
  96.  
  97.  
  98.  
  99.  
  100.  
  101.  
  102.  
  103.  
  104.  
  105.  
  106.                     PC─INDEX Copyright (c) HELP Software 1989─91 
  107.                16706 Bradley Court  Belton, MO 64012   (816) 331─5809 
  108.  
  109.  
  110.  
  111.  
  112.  
  113.  
  114.                                   TABLE OF CONTENTS
  115.  
  116.  
  117.           WHAT DOES PC─INDEX DO ?...........................1
  118.  
  119.           SYSTEM REQUIREMENTS...............................3
  120.  
  121.           NEW FEATURES......................................3
  122.  
  123.           INSTALLATION......................................4
  124.  
  125.           GETTING STARTED...................................4
  126.  
  127.           QUICK START ─ EXAMPLES............................6
  128.                Extract Single Words.........................7
  129.                Edit Extracted word file.....................9
  130.                Build Single Word Index.....................10
  131.                Extract Phrases.............................15
  132.                Build Phrase Index..........................16
  133.                Extracting Personal Names...................18    
  134.  
  135.           PROCESSING MULTIPLE FILES........................22
  136.  
  137.           OTHER FEATURES...................................27
  138.                Turning PC─INDEX on and off.................27
  139.                ON─LINE HELP................................27
  140.                Black and White monitors....................27
  141.  
  142.           MENU SELECTIONS..................................28
  143.                File Menu...................................28
  144.                Edit Menu...................................40
  145.                Document Type Menu..........................42
  146.  
  147.           ERROR MESSAGES...................................48
  148.           BUG REPORT FORM..................................52
  149.           PC─INDEX SUGGESTION FORM.........................53
  150.  
  151.           INDEX 1 (Single Word Index)......................54
  152.           INDEX 2 (Phrase Index)...........................64
  153.            
  154.              
  155.  
  156.  
  157.  
  158.  
  159.  
  160.  
  161.  
  162.  
  163.  
  164.  
  165.  
  166.  
  167.  
  168.  
  169.  
  170.  
  171.  
  172.  
  173.                                WHAT DOES PC─INDEX DO ?
  174.  
  175.           PC─INDEX is designed to produce the type of an index that you
  176.           would find in the back of a book or reference manual.  There are
  177.           many options available and two types of indexes that can be
  178.           created with PC─INDEX.
  179.  
  180.           Both index types are described here along with a section of that
  181.           index type as an  example.  
  182.  
  183.           1) Single Word Index:  An index can be created listing every
  184.           occurrence of every single word in a document.  Optionally, you
  185.           can include only the words you specify, or you can eliminate all
  186.           occurrences of the 1000 most common words in the English
  187.           language.  You can even tell PC─INDEX to only index capitalized
  188.           words (like names).                  
  189.  
  190.                              Single Word Index Example:
  191.  
  192.           ──  A  ──                               bottom 9─10, 13
  193.           abbreviation 8                          box 10, 14
  194.           abort 22                                boxes 15
  195.           absence 8                               brackets 8, 18
  196.           acceptance 2                            BRADLEY 1─2
  197.           accordingly 20                          breaks 5
  198.           accurate 5                              brief 11
  199.           accurately 5                            broken 12
  200.           active 8, 15, 18                        Brown 4
  201.           actual 9, 13                            Build 2, 9,
  202.           11─12 adapter 20                        builds 14
  203.           added 4                                 built 14
  204.           addition 4                              bw 20
  205.           additional 7                       
  206.           address 7                          
  207.           adhering 2                              ──  C  ── 
  208.           adjust 7, 20                            calculated 9,
  209.           13 advanced 7                           call 9
  210.           advertising 7                           called 9, 13
  211.           afford 2                                case 7─8, 18─19
  212.           AGREEMENT 1─2                           cases 15 
  213.           agrees 2, 7                             catch 4
  214.           alone 7                                 cd 5 
  215.           alpha 7, 15─16, 18─19                   CH 16
  216.           alphabet 7, 10, 14                      chance 6, 18
  217.           alphabetical 14, 17─18                  chapter 12
  218.           alphanumeric 7, 18─19                   chapters 12
  219.  
  220.  
  221.  
  222.  
  223.  
  224.  
  225.  
  226.                                           1
  227.  
  228.  
  229.  
  230.  
  231.  
  232.           2) Phrase Index:  An index can be generated listing all phrases
  233.           that you specify.  A new feature added to PC─INDEX 4.0 is the
  234.           ability to find personal names in a document and save them in a
  235.           file for you.
  236.  
  237.           Another new feature is the ability to list entries with up to two
  238.           levels, like a name listed last name, first name (i.e. Jennifer
  239.           WILLIAMS listed WILLIAMS, Jennifer) or  a category with a sub─
  240.           category (i.e. Winter activities, skiing).  Look under the "W"
  241.           entries in the sample phrase index below for some examples.   
  242.  
  243.                                 Phrase Index Example:
  244.  
  245.           ──  A  ──                      ──  I  ──
  246.           automatically 21               index 1─22
  247.                                                
  248.                                                
  249.           ──  B  ──                      ──  O  ──
  250.           Black and White monitor 20     on line help 4
  251.           Bradley 1─2                    Option Menu 2, 11
  252.           build index 2, 9, 11─12        options 3, 6─8, 11, 15─20
  253.                                                
  254.                                                
  255.           ──  C  ──                      ──  Q  ──
  256.           copyright 1─2, 11, 15, 19─20   Quick Start Example 2 
  257.           Court 1─2                            
  258.           created 3, 5─6, 8─9, 12─14    
  259.                                          ──  S  ──
  260.                                          spinoff list 11, 14, 17─18 
  261.           ──  D  ──                      system requirements 23
  262.           Document Format Menu 2                   
  263.                                                
  264.                                          ──  W  ──
  265.           ──  E  ──                      WALTERS,
  266.           Edit Extracted word file 2,      Clifford 4, 7─9
  267.             8─9, 12, 14, 18                George 5, 18   
  268.           Edit Menu 2, 7, 14─15, 18        Susan 8, 34, 36
  269.           Error Messages 2, 20           WILLIAMS, Jennifer 8
  270.           extract words 2, 6─7           winter activities,
  271.                                            building a snowman 2
  272.                                            ice skating 4─13, 15
  273.           ──  F  ──                        skiing 39, 52
  274.           File Menu 3, 6, 9, 11─12,  
  275.             17, 21
  276.  
  277.  
  278.  
  279.  
  280.  
  281.  
  282.  
  283.  
  284.  
  285.                                           2
  286.  
  287.  
  288.  
  289.  
  290.  
  291.           PC─INDEX can also create a list of all unique words and generate
  292.           a word frequency report.
  293.  
  294.           PC─INDEX can index any size file.  It can even handle multiple
  295.           files at once.  Related files such as chapters of a book,
  296.           depositions, or trial transcripts can be indexed as a group.
  297.  
  298.           PC─INDEX differs significantly from the index feature in most
  299.           word processors.  Instead of having to mark each word or phrase
  300.           (as you do with most word processors), PC─INDEX simply searches
  301.           your document(s) for the words or phrases that choose to include.
  302.  
  303.           PC─INDEX supports a number of popular word processors.  Currently
  304.           WordPerfect, Microsoft Word, Wordstar, Wordstar 2000, and
  305.           Multimate documents are supported in addition to ASCII files.
  306.  
  307.  
  308.                                  SYSTEM REQUIREMENTS
  309.  
  310.           The minimum requirements for PC─INDEX are 640K of RAM, one floppy
  311.           disk drive,  one hard disk drive, and DOS 2.1 or higher.
  312.  
  313.  
  314.                                     NEW FEATURES
  315.  
  316.           The ability to list entries with up to two levels, like a name
  317.           listed last name, first name (i.e. WILLIAMS, Jennifer) or  a
  318.           category with a sub─category (i.e. Winter activities, skiing). 
  319.           Look under the "W" entries in the sample phrase index for some
  320.           examples.   
  321.  
  322.           The ability to automatically extract personal names from a
  323.           document.  Many genealogists have asked for this, but hopefully
  324.           it will be of use to others as well.
  325.  
  326.           You can now view or print an index (or any text file) from within
  327.           PC─INDEX.  In previous versions you had to quit the program and
  328.           use DOS commands. 
  329.  
  330.           A DOS shell has been added if you need to perform any DOS
  331.           commands while using PC─INDEX.
  332.  
  333.  
  334.  
  335.  
  336.  
  337.  
  338.  
  339.  
  340.  
  341.  
  342.  
  343.  
  344.                                           3
  345.  
  346.  
  347.  
  348.  
  349.  
  350.           You can now choose from a list of files instead of having to
  351.           remember the exact path and name of the file you wish to use. 
  352.           This function is available anywhere a filename is asked for.
  353.  
  354.                                    INSTALLATION
  355.  
  356.           The installation of PC─INDEX is very simple.  Just copy the file
  357.           on the PC─INDEX program diskette to your hard disk.  To save
  358.           space there is only one file distributed on the program disk
  359.           (UNPACK.EXE).  This file is made up of a number of files
  360.           compressed into one large file using LHA, a compression program
  361.           written by Haruyasu YOSHIZAKI.  After copying the file to your
  362.           hard disk, type UNPACK and the files needed by PC─INDEX will be
  363.           created.
  364.  
  365.           For example, to install PC─INDEX on a hard disk you might install
  366.           it with the program disk in drive A:  using the following
  367.           commands.  (Make sure you are at the C:> prompt.)
  368.  
  369.           md \pci
  370.           cd \pci 
  371.           copy a:*.*  c:\pci
  372.           unpack
  373.  
  374.           The first line "md \pci" creates the directory named "pci".  This
  375.           directory may be named anything you wish.
  376.  
  377.           The second line "cd \pci" makes the directory pci the current
  378.           directory.
  379.  
  380.           The third line "copy a:*.* c:\pci" copies the unpack.exe file to
  381.           the pci directory.
  382.  
  383.           The fourth line "unpack" runs the unpack program and creates all
  384.           of the files that you need to use PC─INDEX.
  385.  
  386.  
  387.                                   GETTING STARTED
  388.  
  389.           Before you use PC─INDEX, be sure to read the READ.ME. file for
  390.           any recent changes or additions to the program or the
  391.           documentation.  
  392.  
  393.           You can do this by typing the command:  TYPE READ.ME from the DOS
  394.           command line or by using the View Index command under the File
  395.           Menu in  
  396.  
  397.  
  398.  
  399.  
  400.  
  401.  
  402.  
  403.                                           4
  404.  
  405.  
  406.  
  407.  
  408.  
  409.           PC─INDEX.   The View Index command can be used to view any ASCII
  410.           or Text file. 
  411.  
  412.           Before using PC─INDEX you should make a complete backup copy of
  413.           the PC─INDEX program diskette.
  414.  
  415.           You should have received one manual and one program diskette. 
  416.           After running UNPACK, you should have the following files.
  417.  
  418.           PCI.EXE        ─    program file
  419.           PCI.DOC        ─    documentation file
  420.           PCI.HLP        ─    help file
  421.           PCI.INX        ─    help index file
  422.           PCI.DEF        ─    default settings file
  423.           CUSTOM.SET     ─    custom character set
  424.           DISCARD.DBF    ─    list of 1,000 most common words
  425.           DISCARD.DBI    ─    index for common words
  426.           NAMES.DBF      ─    list of 12,000 + personal names
  427.           NAMES.DBI      ─    index for name list
  428.           READ.ME        ─    latest information about PC─INDEX
  429.           ORDER.FRM      ─    order form
  430.           SAMPLE1.DOC    ─    sample for multi─file document example
  431.           SAMPLE2.DOC    ─    sample for multi─file document example
  432.           SAMPLE3.DOC    ─    sample for multi─file document example
  433.  
  434.           The files NAMES.DBF and NAMES.DBI are only used for Extracting
  435.           Names from a document.  If you don't plan to extract names you
  436.           might want to delete these two files, since they take up so much
  437.           disk space.
  438.  
  439.           There is an example given for each type of index that PC─INDEX
  440.           will create.  All of the examples use the text in this document
  441.           to create the index.  
  442.  
  443.           The best way to learn how to use PC─INDEX is to work through the
  444.           example for the type of index that you want to create.  Then try
  445.           your own document.
  446.  
  447.  
  448.  
  449.  
  450.  
  451.  
  452.  
  453.  
  454.  
  455.  
  456.  
  457.  
  458.  
  459.  
  460.  
  461.  
  462.                                           5
  463.  
  464.  
  465.  
  466.  
  467.  
  468.                               QUICK START ─ EXAMPLES
  469.  
  470.           In order to get you up and running as quickly as possible,
  471.           several examples have been included to demonstrate the general
  472.           use of PC─INDEX.
  473.  
  474.           For all of these examples we will index the documentation
  475.           contained in the file 'PCI.DOC'.
  476.  
  477.           The PCI.DOC file was created by printing this document to disk. 
  478.           If you are not using one of the word processors supported by PC─
  479.           INDEX, the best way to prepare your document for indexing is to
  480.           print it to disk.  This method will normally preserve the file
  481.           formatting needed by PC─INDEX.
  482.  
  483.           Simply saving a file as an ASCII or TEXT file will usually not 
  484.           preserve the formatting.  Form feeds or extra line feeds at the
  485.           beginning and end of a page, which PC─INDEX needs, will usually
  486.           be removed.
  487.  
  488.           If you are using one of the document types supported by PC─INDEX,
  489.           (i.e. WordPerfect, WORD, Wordstar, etc.) then don't worry about
  490.           this.  Your documents will be handled differently, and there are
  491.           more precise methods for determining where page breaks occur.
  492.  
  493.           There are two types of indexes that PC─INDEX can create for you. 
  494.           Each index type requires two steps and one has an optional third
  495.           step.  There is an example for each index type.  They are
  496.           presented in the following order:   
  497.  
  498.                1) Single Word Indexes
  499.                2) Phrase Index
  500.  
  501.  
  502.  
  503.                          INDEX TYPE ONE:  SINGLE WORD INDEX
  504.  
  505.           There are two single word indexes available with PC─INDEX.  The
  506.           first is capable of producing an index on every single word in a
  507.           document.  The second index type will only index capitalized
  508.           words.  
  509.  
  510.           Controls are available which allow you to either include only the
  511.           words you want or to automatically discard common words like
  512.           'a','and', 'the', etc.
  513.  
  514.           To begin using PC─INDEX type PCI and press enter.
  515.  
  516.  
  517.  
  518.  
  519.  
  520.  
  521.                                           6
  522.  
  523.  
  524.  
  525.  
  526.  
  527.                           STEP ONE:  Extract Single Words
  528.  
  529.           This option will extract words from a document, one at a time,
  530.           and record them in sorted order along with the page number that
  531.           they occur on.  Many words like a, and, the, if, of, etc will be
  532.           eliminated and will not be recorded unless you change the
  533.           options.
  534.  
  535.           First, select Text (ASCII) as the document type from the Document
  536.           menu.  If the wrong document type is selected, results will be
  537.           unpredictable.
  538.  
  539.           Next, select the Extract Single Words option from the FILE menu,
  540.           by using the cursor keys and pressing ENTER.  You should now see
  541.           a new window asking you for an input filename, an output
  542.           filename, the page size, the first page number to start indexing
  543.           on, the first page number to use, and several other options.
  544.  
  545.           For the input filename type 'PCI.DOC' and press enter.  The
  546.           output filename 'PCI.SRT' will be entered automatically.  You can
  547.           also press F2 here to display a list of files and select a file
  548.           from the list.  
  549.  
  550.           This document was created using 60 lines per page (the standard
  551.           for letter size paper is usually 66, but to accommodate those
  552.           with laser  printers we used 60 here).  Leave this setting as it
  553.           is.  
  554.  
  555.           Next enter 4 for the Start Indexing on Page entry, (we want to
  556.           skip the first 3 pages that contain the title page, the
  557.           disclaimer, and the table of contents) and begin indexing with
  558.           the 4th page.  Leave the First Page Number to use setting at 1. 
  559.           This will make PC─INDEX skip the first 3 pages, begin indexing on
  560.           page 5, but use page number one for the first page indexed.
  561.  
  562.           The rest of the selections can be broken into two types.  Which
  563.           word list to use and what type of conversion to perform.  One
  564.           selection can be made from the choices in each of the two groups.
  565.  
  566.           The three choices on the left determine what words will be
  567.           included in the index.  If you select the first choice, Don't Use
  568.           Any Word List, all words in the document will be included in the
  569.           index.  If you select the second choice, Use Include Word List,
  570.           only the words found in the include word list will be indexed. 
  571.           If you select the third choice, Use Discard Word List, all common
  572.           words in the Discard Word List will automatically be eliminated
  573.           from the index, all other words will be included. 
  574.  
  575.  
  576.  
  577.  
  578.  
  579.  
  580.                                           7
  581.  
  582.  
  583.  
  584.  
  585.  
  586.           The four choices on the right determine what type of case
  587.           conversion will be performed on each word, if any.  If you select
  588.           the first option, Perform No Conversion on Word, then all words
  589.           will be left alone and no conversion will be performed.  By
  590.           selecting Convert Word to UPPER Case or Convert Word to lower
  591.           case, all words can be converted to all upper or all lower case. 
  592.           If you select Convert Word to UPPER/lower Case, the first letter
  593.           of each word will be converted to uppercase and the rest of the
  594.           word will be lower case.
  595.  
  596.           The completed window should look like this:
  597.                                                                          
  598.           +───────────────────────────────────────────────────────────────+
  599.           │  Input File Name:   (Name of Document to process)             │
  600.           │  pci.doc                                                      │
  601.           │                                                               │
  602.           │  Output File Name:                                            │
  603.           │  pci.srt                                                      │
  604.           │                                                               │
  605.           │  Page Size  Start Indexing on Page   First Page Number to use │
  606.           │    60               4                            1            │
  607.           │                                                               │
  608.           │    Don't Use Any Word List   X   Perform No Conversion on Word│
  609.           │                                                               │
  610.           │    Use Include Word List         Convert Word to UPPER Case   │
  611.           │                                                               │
  612.           │  X Use Discard Word List         Convert Word to lower Case   │
  613.           │                                                               │
  614.           │                                  Convert Word to UPPER/lower  │
  615.           +───────────────────────────────────────────────────────────────+
  616.  
  617.           When you have finished entering the filenames and other
  618.           information, press F10 to begin processing 'PCI.DOC'.
  619.  
  620.           You should now see a window which gives you the current status
  621.           and tells you how the processing of PCI.DOC is going.  You will
  622.           be kept informed of how many characters, lines, words, and pages
  623.           have been processed as well as how many matches have been found. 
  624.  
  625.  
  626.  
  627.  
  628.  
  629.  
  630.  
  631.  
  632.  
  633.  
  634.  
  635.  
  636.  
  637.  
  638.  
  639.                                           8
  640.  
  641.  
  642.  
  643.  
  644.  
  645.                          STEP TWO:  Edit Extracted word file
  646.  
  647.           This step is optional, although you will probably want to use it.
  648.  
  649.           It gives you a chance to fine tune the single word index before
  650.           you complete it.  By using this option, you can deactivate words
  651.           so that they will not be included in the index and change the
  652.           case of words that are included from lowercase to uppercase and
  653.           vice versa. 
  654.  
  655.           Select the 'Edit Extracted word file' option from the EDIT menu. 
  656.           You will be asked for an input filename.  PC─INDEX will enter the
  657.           name of the output file from the Extract Words option, PCI.SRT. 
  658.           Just leave the name alone and press enter.  After a few seconds
  659.           you will see a list of each unique word in PCI.DOC.              
  660.                                                                    
  661.           +──────────────────────────────────────────────────────────────+
  662.           │                     +────────────────+                       │
  663.           │                     │ * additional   │                       │
  664.           │                     │ * abort        │                       │
  665.           │                     │ * absence      │                       │
  666.           │                     │ * acceptance   │                       │
  667.           │                     │ * accordingly  │                       │
  668.           │                     │ * accurate     │                       │
  669.           │                     │ * accurately   │                       │
  670.           │                     │ * active       │                       │
  671.           │                     │ * actual       │                       │
  672.           │                     │ * adapter      │                       │
  673.           │                     │ * add          │                       │
  674.           │                     │ * added        │                       │
  675.           │                     │ * addition     │                       │
  676.           │                     │ * additional   │                       │
  677.           │                     │ * address      │                       │
  678.           │                     │ * adhering     │                       │
  679.           │                     │ * adjust       │                       │
  680.           │                     │ * advanced     │                       │
  681.           │                     │ * advertising  │                       │
  682.           │                     │ * afford       │                       │
  683.           │                     │ * AGREEMENT    │                       │
  684.           │                     │                │                       │
  685.           │                     +────────────────+                       │
  686.           │ESC─end SPACE─mark/clear one entry F2─mark/clear all F3─UPPER │
  687.           │          F4─lower case F5─UPPER lower F6─top  F7─next        │
  688.           +──────────────────────────────────────────────────────────────+ 
  689.  
  690.           To the far left of each word is an asterisk.  The presence or
  691.           absence of an asterisk indicates whether or not the word is
  692.           active.  If a word is active, it will be included in the index
  693.           when it is created.  Words can be toggled one at a time between
  694.           being active and inactive by using the spacebar.  The 
  695.  
  696.  
  697.  
  698.                                           9
  699.  
  700.  
  701.  
  702.  
  703.  
  704.           words can also be toggled as a group between being active and
  705.           inactive by pressing F2.  By pressing F2 all words will be
  706.           alternately set to active or inactive.
  707.  
  708.           If you have individual words which need to be different you may
  709.           change them here.  For instance go to the entry 'ASCII'.  Since
  710.           ASCII is an abbreviation it needs to be listed in uppercase.  By
  711.           pressing F3, the entry will be changed immediately to all
  712.           uppercase if it isn't already.  You may have a name which needs
  713.           to have the first letter uppercase and the rest lowercase.  For
  714.           example go to the entry 'Australia'.  By pressing F5 you can
  715.           change the word from australia to Australia.  In the same manner,
  716.           pressing F4 would change the word to all lower case.
  717.  
  718.           If you are processing a large document, you may have more words
  719.           than the Edit Extracted Word File option will allow you to work
  720.           with at one time.  Edit Extracted Word File allows up to 1000
  721.           unique words to be in memory at any one time.  If your list
  722.           contains more than 1000 words, you can get the next group of
  723.           words by pressing F7.  You can continue this process until you
  724.           have worked with the entire list.  You can go back to the first
  725.           group  (the top of the list) by pressing F6.
  726.  
  727.           When you are done editing the word list press ESCape to return to
  728.           the main menu.  All changes have already been saved.
  729.  
  730.  
  731.                        STEP THREE:  Build Single Word Index
  732.  
  733.           The third and final step 'Build Single Word Index' is found under
  734.           the FILE menu.  This step takes the file created by the 'Extract
  735.           Single Words' selection and edited by the 'Edit Extracted Word
  736.           File' selection and creates the index.
  737.  
  738.           Select 'Build Single Word Index' from the FILE menu.  You will be
  739.           asked for the input file and output file.  PC─INDEX remembers the
  740.           name that you gave the file ('PCI.SRT') when you extracted the
  741.           word list.  You should leave this name as it is.
  742.  
  743.           Next you will be asked what name you want to use for the output
  744.           file.  This is the name that the actual index will be called. 
  745.           For this example we'll call it 'PCI.NDX'.
  746.  
  747.           The next entry is the Wildcard Description File Name.  This entry
  748.           is only 
  749.  
  750.  
  751.  
  752.  
  753.  
  754.  
  755.  
  756.  
  757.                                          10
  758.  
  759.  
  760.  
  761.  
  762.  
  763.           used if you are processing several files at the same time.  We
  764.           won't use it here.
  765.  
  766.           Next, PC─INDEX wants to know the page length (how many lines per
  767.           page) you want to use.  The default setting is 66 which is the
  768.           proper setting for letter size paper.  If you are using legal
  769.           size paper, the proper setting would be 88.  This number does not
  770.           need to match the lines per page setting you used when you
  771.           selected 'Extract Words'.  Many laser printers normally output 60
  772.           lines per page.  If you will be printing the index to a laser
  773.           printer you will want to set this option to 60.
  774.  
  775.           The next item to fill in is the page width.  Here you will enter
  776.           the total number of characters that will fit on one line or your
  777.           printer.  The maximum width accepted by PC─INDEX is 132
  778.           characters.  The number next to page width in reverse video is
  779.           the calculated width required for the settings you have selected.
  780.            
  781.           Next, PC─INDEX asks you the number of columns you would like the
  782.           index to be.  You will be able to produce an index up to four
  783.           columns wide.  An example of a two column index is included at
  784.           the end of this document.
  785.  
  786.           The column width is the next entry.  This entry controls the
  787.           width of each column in the index.  The minimum allowable width
  788.           is 30 characters and the maximum is 99.
  789.  
  790.           The number of spaces between columns can range from 1 to 9
  791.           characters.
  792.  
  793.           Next fill in the top, bottom, left, and right margins to the
  794.           settings that you wish.
  795.  
  796.  
  797.  
  798.  
  799.  
  800.  
  801.  
  802.  
  803.  
  804.  
  805.  
  806.  
  807.  
  808.  
  809.  
  810.  
  811.  
  812.  
  813.  
  814.  
  815.  
  816.                                          11
  817.  
  818.  
  819.  
  820.  
  821.  
  822.           The completed input window should look something like this:
  823.  
  824.           +───────────────────────────────────────────────────────────────+
  825.           │ Input File Name:                                              │
  826.           │ pci.srt                                                       │
  827.           │                                                               │
  828.           │ Output File Name:                                             │
  829.           │ pci.ndx                                                       │ 
  830.           │                                                               │
  831.           │ Wildcard Description File: (Leave blank if not needed)        │ 
  832.           │                                                               │
  833.           │ Page Size    Page Width  (Columns)      Number of Columns     │ 
  834.           │     66           80         78                  2             │
  835.           │ Column Width   Space Between Columns        Top Margin        │
  836.           │     30                 3                        5             │
  837.           │ Bottom Margin     Left Margin              Right Margin       │ 
  838.           │      5                 10                       5             │
  839.           │                                                               │
  840.           +───────────────────────────────────────────────────────────────+
  841.  
  842.           When you have finished entering the filenames and other
  843.           information, press F10 to begin building the single word index.
  844.  
  845.           You should see a status box which tells you the number of words
  846.           to be processed, the number of words actually processed, the
  847.           letter of the alphabet currently being processed, percentage
  848.           completed, and the elapsed time.
  849.  
  850.           This process should only take a few seconds for this example. 
  851.           When it is finished, you will be returned to the main menu and
  852.           the completed index is contained in the text file named
  853.           'PCI.NDX'.  If you wish to view the file you can select View
  854.           Index from the File Menu.  If you want to print the index to a
  855.           printer select Print Index from the File Menu.  Since 'PCI.NDX'
  856.           is an ASCII file, you could also load it into almost any word
  857.           processor and edit it further if you wish. 
  858.  
  859.  
  860.  
  861.  
  862.  
  863.  
  864.  
  865.  
  866.  
  867.  
  868.  
  869.  
  870.  
  871.  
  872.  
  873.  
  874.  
  875.                                          12
  876.  
  877.  
  878.  
  879.  
  880.  
  881.                            INDEX TYPE TWO:  PHRASE INDEX
  882.  
  883.           The phrase index feature of PC─INDEX will quickly create an index
  884.           listing the page number(s) of all phrases that you provide.  You
  885.           can use PC─INDEX to create this list for you.
  886.  
  887.                                Creating a Phrase List:
  888.  
  889.           One technique for creating a complete list of phrases is to start
  890.           with a list of all unique words used in a document and build
  891.           phrases from them.   PC─INDEX can help you do this.   By using
  892.           the Extract Single Words function and then the Spinoff Unique
  893.           Words function, you can quickly create a complete listing of all
  894.           words in your document and write them to a phrase file.  
  895.  
  896.           More information on spinning off unique words is available under
  897.           the File Menu section later in this manual.
  898.  
  899.           For this example we will create a short list of phrases to index.
  900.  
  901.           Select Edit Phrase File from the Edit menu.  There are currently
  902.           no phrases listed here.  
  903.  
  904.           Press F3 to begin adding phrases. You should see a new window
  905.           appear.  There are three entries that you can make.  Level One,
  906.           Level Two, and Search String.  There must be an entry for Level
  907.           One and the Search String.
  908.  
  909.           The Search String is the actual phrase that PC─INDEX searches for
  910.           in your document.  In order for a phrase to be included in an
  911.           index, the Search String must be entered into PC─INDEX exactly as
  912.           it appears in the document.
  913.  
  914.           The Level One and Level Two entries are for headings and sub─
  915.           headings.  They control how an entry will appear in an index.  A
  916.           good example of headings and sub─headings is a name.  For
  917.           example, the name Brian BENSON would be entered:
  918.  
  919.           Level One     Level Two      Search String
  920.           BENSON        Brian          Brian BENSON
  921.  
  922.           In the final index, this entry will appear like this:
  923.  
  924.           BENSON, Brian 12, 13, 15
  925.  
  926.  
  927.  
  928.  
  929.  
  930.  
  931.  
  932.  
  933.  
  934.                                          13
  935.  
  936.  
  937.  
  938.  
  939.  
  940.           If there is more than one person with the same surname, (e.g.
  941.           Brian BENSON, Courtney BENSON, and Lisa BENSON)  then the final
  942.           index would appear like this:
  943.  
  944.           BENSON,
  945.              Brian 12, 13, 15
  946.              Courtney 14, 17
  947.              Lisa 19
  948.  
  949.           This same technique can be used for sub─categories within
  950.           categories.  For example, the following phrase entries: 
  951.  
  952.           Level One     Level Two      Search String
  953.           Monitors      Color          Color Monitors
  954.           Monitors      Monochrome     Monochrome Monitors
  955.  
  956.           Would appear in the index like this:
  957.  
  958.           Monitors,
  959.              Color 15─19
  960.              Monochrome 44
  961.  
  962.           The Search String does not have to match the Level One and Level
  963.           Two Entries.  This will give you a lot of flexibility in
  964.           controlling the appearance of a phrase index.  For example, the
  965.           following phrase entries:
  966.  
  967.           Level One      Level Two      Search String
  968.           Soft Drinks    Diet Colas     Diet Pepsi
  969.           Soft Drinks    Colas          Coca Cola
  970.  
  971.           Would appear in the index like this:
  972.  
  973.           Soft Drinks,
  974.              Colas 14, 17
  975.              Diet Colas 55
  976.  
  977.           Notice that the Search Strings Coca Cola and Diet Pepsi are not
  978.           listed anywhere in the index, but they are the strings that must
  979.           be found in the document for the phrases to be included in the
  980.           index.
  981.  
  982.  
  983.  
  984.  
  985.  
  986.  
  987.  
  988.  
  989.  
  990.  
  991.  
  992.  
  993.                                          14
  994.  
  995.  
  996.  
  997.  
  998.  
  999.           Select Edit Phrase List from the Edit List Menu and press F3 to
  1000.           begin adding the following phrases to the list:
  1001.  
  1002. Level One                Level Two                  Search String 
  1003. Black and White monitor                             Black and White monitor
  1004. Build Single Word Index                             Build Single Word Index
  1005. Copyright                                           Copyright 
  1006. Document Format Menu                                Document Format Menu Edit
  1007. Edit File                Edit Custom Character Set  Edit Custom Character Set 
  1008. Edit File                Edit Discard Word File     Edit Discard Word File  
  1009. Edit File                Edit Extracted Name File   Edit Extracted Name File 
  1010. Edit File                Edit Extracted Word File   Edit Extracted Word File 
  1011. Edit Files               Edit Include Word File     Edit Include Word File  
  1012. Edit Files               Edit Phrase File           Edit Phrase File  
  1013. Edit Menu                                           Edit Menus 
  1014. Error Messages                                      Error Messages 
  1015. Examples                                            Examples 
  1016. Extract Words                                       Extract Words 
  1017. File Menu                                           File Menu 
  1018. Help Software                                       Help Software 
  1019. on line help                                        on line help 
  1020. Option Menu                                         Option Menu 
  1021. Quick Start                                         Quick Start 
  1022. Spinoff List                                        Spinoff List 
  1023. System Requirements                                 System Requirements  
  1024. Word Frequency                                      Word Frequency
  1025.  
  1026.           You do not need to enter phrases in sorted order, PC─INDEX will
  1027.           sort them for you.
  1028.  
  1029.           Add more phrases if you wish, but this should be enough phrases
  1030.           to give you a good idea how this function works.  Press ESCape or
  1031.           F10 again.  
  1032.  
  1033.  
  1034.                              STEP ONE:  Extract Phrases
  1035.  
  1036.           This option will extract all phrases that you provided and record
  1037.           them in sorted order along with the page number that they occur
  1038.           on.  
  1039.  
  1040.           First, select Text (ASCII) as the document type from the Document
  1041.           menu.  If the wrong document type is selected, results will be
  1042.           unpredictable.  
  1043.  
  1044.           Next, select the Extract Phrases option from the FILE menu.  You
  1045.           should now see a new window asking you for an input filename, an
  1046.           output filename, the page size, the first page number to start
  1047.           indexing on, and the first page number to use.
  1048.  
  1049.  
  1050.  
  1051.  
  1052.                                          15
  1053.  
  1054.  
  1055.  
  1056.  
  1057.  
  1058.           For the input filename type 'PCI.DOC' and press enter.  For the
  1059.           output filename type 'PCI.SRT' and press enter.  This document
  1060.           was created using 60 lines per page (the standard for letter size
  1061.           paper is usually 66, but to accommodate those with laser printers
  1062.           we used 60 here).  We will leave this setting as it is.  Next
  1063.           enter 4 for the Start Indexing on Page entry, (we want to skip
  1064.           the first 3 pages that contain the title page, the disclaimer,
  1065.           and the table of contents) and leave the First Page Number to use
  1066.           setting at 1.
  1067.  
  1068.           The completed window should look something like this:
  1069.  
  1070.           +───────────────────────────────────────────────────────────────+
  1071.           │  Input File Name:   (Name of Document to process)             │
  1072.           │  pci.doc                                                      │
  1073.           │                                                               │
  1074.           │  Output File Name:                                            │
  1075.           │  pci.srt                                                      │
  1076.           │                                                               │
  1077.           │  Page Size  Start Indexing on Page   First Page Number to use │
  1078.           │    60               4                            1            │
  1079.           +───────────────────────────────────────────────────────────────+
  1080.  
  1081.  
  1082.           When you have finished entering the filenames and other
  1083.           information, press F10 to begin processing 'PCI.DOC'.
  1084.  
  1085.           You should now see a window which gives you the current status
  1086.           and tells you how the processing of PCI.DOC is going.  You will
  1087.           be kept informed of how many characters, lines, words, and pages
  1088.           have been processed as well as how many matches have been found.
  1089.  
  1090.           This process should only take a few seconds for PCI.DOC.
  1091.  
  1092.  
  1093.                             STEP TWO:  Build Phrase Index
  1094.  
  1095.           The second and final step 'Build Phrase Index' is found under the
  1096.           FILE menu.  This step takes the file created by the 'Extract
  1097.           Phrases' selection and builds the final index.
  1098.  
  1099.           Select 'Build Phrase Index' from the FILE menu.  You will be
  1100.           asked for the input file and output file.  PC─INDEX remembers the
  1101.           name that you gave the file ('PCI.SRT') when you extracted the
  1102.           phrases.  You should leave this name as it is.
  1103.  
  1104.  
  1105.  
  1106.  
  1107.  
  1108.  
  1109.  
  1110.  
  1111.                                          16
  1112.  
  1113.  
  1114.  
  1115.  
  1116.  
  1117.           Next you will be asked what name you want to use for the output
  1118.           file.  This is the name that the actual index will be called. 
  1119.           For this example we'll call it 'PCI.NDX'.  
  1120.  
  1121.           The next entry is the Wildcard Description File Name.  This entry
  1122.           is only used if you are processing several files at the same
  1123.           time.  We won't use it here.
  1124.  
  1125.           Next, PC─INDEX wants to know the page length (how many lines per
  1126.           page) you want to use.  The default setting is 66 which is the
  1127.           proper setting for letter size paper.  If you are using legal
  1128.           size paper, the proper setting would be 88.  This number does not
  1129.           need to match the lines per page setting you used when you
  1130.           selected 'Extract Phrases'.  Many laser printers normally output
  1131.           60 lines per page.  If you will be printing the index on a laser
  1132.           printer you will want to set this option to 60. 
  1133.  
  1134.           The next item to fill in is the page width.  Here you will enter
  1135.           the total number of characters that will fit on one line.  The
  1136.           maximum width accepted by PC─INDEX is 132 characters.  The number
  1137.           next to page width in reverse video is the calculated width
  1138.           required for the settings you have selected.  
  1139.  
  1140.           Next, PC─INDEX asks you the number of columns you would like the
  1141.           output to be in.  You will be able to produce an index up to four
  1142.           columns wide if your phrases are small enough.  An example of a
  1143.           two column phrase index is included at the end of this document.
  1144.  
  1145.           The column width is the next entry.  This entry controls the
  1146.           width of each column in the index.  The minimum allowable width
  1147.           is calculated by PC─INDEX and is equal to the longest phrase that
  1148.           you entered.  The maximum is 99 characters. 
  1149.  
  1150.           The number of spaces between columns can range from 1 to 9
  1151.           characters.
  1152.  
  1153.           Next fill in the top, bottom, left, and right margins to the
  1154.           settings that you wish.
  1155.  
  1156.  
  1157.  
  1158.  
  1159.  
  1160.  
  1161.  
  1162.  
  1163.  
  1164.  
  1165.  
  1166.  
  1167.  
  1168.  
  1169.  
  1170.                                          17
  1171.  
  1172.  
  1173.  
  1174.  
  1175.  
  1176.           The completed input window should look something like this:     
  1177.  
  1178.           +───────────────────────────────────────────────────────────────+
  1179.           │ Input File Name:                                              │
  1180.           │ pci.srt                                                       │
  1181.           │                                                               │
  1182.           │ Output File Name:                                             │
  1183.           │ pci.ndx                                                       │
  1184.           │                                                               │
  1185.           │ Wildcard Description File: (Leave blank if not needed)        │
  1186.           │                                                               │
  1187.           │ Page Size    Page Width  (Columns)    Number of Columns       │
  1188.           │    66            80         78                2               │
  1189.           │ Column Width   Space Between Columns      Top Margin          │
  1190.           │    30                  3                      5               │
  1191.           │ Bottom Margin      Left Margin            Right Margin        │
  1192.           │     5                 10                      5               │
  1193.           +───────────────────────────────────────────────────────────────+
  1194.                                                                            
  1195.           When you have finished entering the filenames and other
  1196.           information, press F10 to begin processing 'PCI.SRT'.
  1197.  
  1198.           You should see a status box which tells you the number of phrases
  1199.           to be processed, the number of phrases actually processed, the
  1200.           letter of the alphabet currently being processed, percentage
  1201.           completed, and the elapsed time.
  1202.  
  1203.           This process should only take a few seconds for this example. 
  1204.           When it is finished, you will be returned to the main menu and
  1205.           the completed index is contained in the text file named
  1206.           'PCI.NDX'.  If you wish to view the file you can select View
  1207.           Index from the File Menu.  If you want to print the index to a
  1208.           printer select Print Index from the File Menu.  Since 'PCI.NDX'
  1209.           is an ASCII file, you could also load it into almost any word
  1210.           processor and edit it further if you wish. 
  1211.  
  1212.  
  1213.                               Extracting Personal Names
  1214.  
  1215.           This menu selection is new to this version of PC─INDEX.  Extract
  1216.           Personal Names will go through a document finding personal names,
  1217.           first and last names and writing them out to a phrase file.  This
  1218.           file can then be used to create a name index or merged with
  1219.           another phrase file to create a more comprehensive index that
  1220.           includes names.
  1221.  
  1222.           This selection is not guaranteed to find all names in a document,
  1223.           but it is a 
  1224.  
  1225.  
  1226.  
  1227.  
  1228.  
  1229.                                          18
  1230.  
  1231.  
  1232.  
  1233.  
  1234.  
  1235.           good starting point.  Usually this option will extract
  1236.           capitalized words that are not really names rather than omit
  1237.           names.
  1238.  
  1239.           In order to use this option correctly, it will be helpful to
  1240.           understand what is happening.  PC─INDEX scans a document until it
  1241.           finds at least two capitalized words in a row.  If two
  1242.           capitalized words are found, then the first word is looked up in
  1243.           the Personal Name File.  If the name is found then this sequence
  1244.           of capitalized words is assumed to be a person's name.
  1245.  
  1246.           The Personal Name File contains over 12,000 first names.  You may
  1247.           want to browse through the list using the Edit Personal Name File
  1248.           (found in the Edit List Menu) to make sure that it contains names
  1249.           you know you need.
  1250.  
  1251.           When you select Extract Personal Names, you will see a screen
  1252.           asking you for an Input File Name, an Output File Name, the
  1253.           Maximum Number of Words in a Name, and information regarding the
  1254.           surname (last name).
  1255.  
  1256.           For the input file name enter the name of the document you want
  1257.           to extract names from.  For the output file name enter any name
  1258.           you want.  It is recommended that you use a file name with the
  1259.           extension '.dbf'.
  1260.  
  1261.           The maximum number of words in a name can be any number from 2 to
  1262.           6.  There must be at least 2 words in a name (a first and last
  1263.           name) and no more than 6.  In any case, the total number of
  1264.           characters in a name must be 70 or less.  For this example enter
  1265.           3 for the Maximum Number of Words in a Name.
  1266.  
  1267.           The last three choices tell PC─INDEX how last names can be
  1268.           recognized.  These choices were added to help PC─INDEX to find
  1269.           names faster and more accurately.
  1270.  
  1271.           The fastest and most accurate method for extracting names is Last
  1272.           Name contains ALL CAPS.  In order to use this option, all
  1273.           surnames must contain all capital letters and names that are not
  1274.           surnames cannot contain all caps.  If it isn't possible to use
  1275.           all caps in last names then use one of the other options.  If it
  1276.           doesn't matter to you whether last names are all caps or not,
  1277.           then it is recommended that you use all caps.  The increase in
  1278.           speed and accuracy will be significant.
  1279.  
  1280.           The next option, Last Name is not ALL CAPS tells PC─INDEX that no
  1281.           names will contain only capital letters.  This is the second
  1282.           fastest and second most accurate method for extracting names.
  1283.  
  1284.  
  1285.  
  1286.  
  1287.  
  1288.                                          19
  1289.  
  1290.  
  1291.  
  1292.  
  1293.  
  1294.           The last option, Last Name may or may not be ALL CAPS should be
  1295.           selected if the way capital letters used in names is not
  1296.           consistent.
  1297.  
  1298.           For this example select Last Name contains ALL CAPS.
  1299.  
  1300.           The completed screen should look something like this:
  1301.  
  1302.  
  1303.           +───────────────────────────────────────────────────────+        
  1304.           │  Input File Name:   (Name of Document to process)     │        
  1305.           │  pci.doc                                              │        
  1306.           │                                                       │        
  1307.           │  Output File Name:                                    │        
  1308.           │  pcinames.dbf                                         │        
  1309.           │                                                       │        
  1310.           │  Maximum Number of Words in a Name (2 ─ 6)            │        
  1311.           │                  3                                    │        
  1312.           │                                                       │        
  1313.           │  X   Last Name is ALL CAPS                            │        
  1314.           │                                                       │        
  1315.           │      Last Name is not ALL CAPS                        │        
  1316.           │                                                       │
  1317.           │      Last Name may or may not be ALL CAPS             │
  1318.           +───────────────────────────────────────────────────────+
  1319.  
  1320.  
  1321.           When you have finished entering the filenames and other
  1322.           information, press F10 to begin processing.
  1323.  
  1324.           You should see a status box which tells you the number of words
  1325.           to be processed, the number of words actually processed, the
  1326.           number of names found, percentage completed, and the elapsed
  1327.           time.
  1328.  
  1329.           After this is complete, browse through the names that were just
  1330.           extracted by selecting Edit Extracted Name File from the Edit
  1331.           List Menu.  This will allow you to correct names if necessary, to
  1332.           delete entries completely, or to manually add names to the list.
  1333.  
  1334.  
  1335.  
  1336.  
  1337.  
  1338.  
  1339.  
  1340.  
  1341.  
  1342.  
  1343.  
  1344.  
  1345.  
  1346.  
  1347.                                          20
  1348.  
  1349.  
  1350.  
  1351.  
  1352.  
  1353.           If you are following the entries in this example, the Extracted
  1354.           Name File should look like this:
  1355.  
  1356.           +───────────────────────────────────────────────────────────────+
  1357.           │  +────────────────────  Edit Phrase List  ────────────────+   │
  1358.           │  │                                                        │   │
  1359.           │  │ BENSON                                                 │   │
  1360.           │  │ BENSON                                                 │   │
  1361.           │  │ BENSON                                                 │   │
  1362.           │  │ BENSON                                                 │   │
  1363.           │  │ WILLIAMS                                               │   │
  1364.           │  +────────────────────────────────────────────────────────+   │
  1365.           │                                                               │
  1366.           │                                                               │
  1367.           │                                                               │
  1368.           │                                                               │
  1369.           │  +──────────────  Display Complete Phrase  ───────────────+   │
  1370.           │  │ BENSON                                                 │   │
  1371.           │  │ Brian                                                  │   │
  1372.           │  │ Brian BENSON                                           │   │
  1373.           │  +────────────────────────────────────────────────────────+   │
  1374.           +───────────────────────────────────────────────────────────────+
  1375.  
  1376.           You may want to merge the extracted name file with a phrase file
  1377.           so an index will contain both names and phrases.  Since the
  1378.           extracted name file is actually a phrase file, you can use Merge
  1379.           Phrase Files (found in the Merge Files Menu) to accomplish this.
  1380.  
  1381.           You may notice that one entry lists the name Brian Brian BENSON. 
  1382.           This is not really a mistake.  If you look at page13 (as well as
  1383.           the example above) you will see that the name Brian appears twice
  1384.           before BENSON.  PC─INDEX makes no attempt to find possible
  1385.           mistakes, it only finds sequences of names.  This is one example
  1386.           why you need to edit the extracted name list before you create an
  1387.           index.
  1388.  
  1389.           If you want to merge a name file with a phrase file use
  1390.           pcinames.dbf as the Input Merge File Name and phrase.dbf as the
  1391.           Output Merge File Name.  After performing this step, all
  1392.           extracted names will be in the standard phrase file.
  1393.  
  1394.           If you only have a few names in your document, you may want to
  1395.           consider adding them manually to your phrase file.  
  1396.  
  1397.  
  1398.  
  1399.  
  1400.  
  1401.  
  1402.  
  1403.  
  1404.  
  1405.  
  1406.                                          21
  1407.  
  1408.  
  1409.  
  1410.  
  1411.  
  1412.                               PROCESSING MULTIPLE FILES
  1413.  
  1414.           PC─INDEX has the ability to process a group of files together and
  1415.           create one index for all of them.  This feature should be useful
  1416.           for writers who put chapters in separate files or for attorneys
  1417.           who have a number of depositions or trial transcripts for the
  1418.           same case.
  1419.  
  1420.           The process to create an index for multiple files is the same for
  1421.           single words and phrases.  For an example we will work through a 
  1422.           single word index.
  1423.  
  1424.           To begin select Extract Single Words from the File menu.  There
  1425.           are three sample files supplied with PC─INDEX for the sole
  1426.           purpose of demonstrating Multi─File Processing.  They are
  1427.           SAMPLE1.DOC, SAMPLE2.DOC, and SAMPLE3.DOC.  These sample files
  1428.           are ASCII files so select ASCII from the Document menu.
  1429.  
  1430.           PC─INDEX examines the Input File Name to see if any wildcard
  1431.           characters  ('*' or '?') are used.  If a wildcard character is
  1432.           used anywhere in the filename, PC─INDEX will check to see if
  1433.           there are any matching files.  If there are matching files, PC─
  1434.           INDEX will get all of the filenames that match, sort them, and
  1435.           display them.  
  1436.  
  1437.           If you need more information on using wildcard characters, please
  1438.           look in your DOS manual under the DIRectory command.
  1439.  
  1440.           For our example, enter SAMPLE*.DOC as the input filename and
  1441.           SAMPLE.SRT as the output filename.  When the files are processed
  1442.           together, all of the output is placed into one file.
  1443.  
  1444.           These SAMPLE*.DOC files are all ASCII files and they were all
  1445.           created using 60 lines per page.  Enter 60 as the Page Size and
  1446.           leave the other settings as they are.  
  1447.  
  1448.           If you need to skip over the first few pages of a document and
  1449.           enter a number for Start Indexing on Page, then those pages will
  1450.           only be skipped for the first document.  All other documents will
  1451.           begin processing on page one.
  1452.  
  1453.  
  1454.  
  1455.  
  1456.  
  1457.  
  1458.  
  1459.  
  1460.  
  1461.  
  1462.  
  1463.  
  1464.  
  1465.                                          22
  1466.  
  1467.  
  1468.  
  1469.  
  1470.  
  1471.           The completed screen should look something like this:
  1472.  
  1473.           +───────────────────────────────────────────────────────────────+
  1474.           │  Input File Name:   (Name of Document to process)             │
  1475.           │  SAMPLE*.DOC                                                  │
  1476.           │                                                               │
  1477.           │  Output File Name:                                            │
  1478.           │  SAMPLE.SRT                                                   │
  1479.           │                                                               │
  1480.           │  Page Size   Start Indexing on Page   First Page Number to use│
  1481.           │     60                 1                         1            │
  1482.           +───────────────────────────────────────────────────────────────+
  1483.  
  1484.           Press F10 when you have completed this screen.
  1485.  
  1486.           The next screen you see will be the Multi─File Processing screen. 
  1487.           If you don't see this screen then you may want to try again.
  1488.            
  1489.           +───────────────────────────────────────────────────────────────+
  1490.           │ Multi─File Processing                                         │
  1491.           │                                                               │
  1492.           │ Wildcard Description Filename                                 │
  1493.           │ SAMPLE.WDB                                                    │
  1494.           │                                                               │
  1495.           │                                                               │
  1496.           │    +─────────────  Prefix String  ───────────────────+        │
  1497.           │    │                                                 │        │
  1498.           │    │X   Use Filename for Prefix:    *******─.──      │        │
  1499.           │    │                                                 │        │
  1500.           │    │    Use Prefix String:                           │        │
  1501.           │    │                                                 │        │
  1502.           │    │    No Prefix:                                   │        │
  1503.           │    +─────────────────────────────────────────────────+        │
  1504.           │     Character to separate prefix from page number:  .         │
  1505.           │     Start Each Chapter with Page one   (Y/N):       Y         │
  1506.           +───────────────────────────────────────────────────────────────+
  1507.  
  1508.  
  1509.           The first entry is Wildcard Description Filename.  This file is
  1510.           where PC─INDEX will store the information it will need later to
  1511.           complete the multi─file index.  For this example we'll call it
  1512.           SAMPLE.WDB.
  1513.  
  1514.           The next entry is for the type of prefix you want (if any).  A
  1515.           prefix is a string that will be placed in front of the page
  1516.           numbers to indicate what file or chapter the word or phrase
  1517.           occurred in.  
  1518.  
  1519.           There are three ways to set the prefix.  Use Filename for Prefix,
  1520.           Use 
  1521.  
  1522.  
  1523.  
  1524.                                          23
  1525.  
  1526.  
  1527.  
  1528.  
  1529.  
  1530.           Prefix String, or No Prefix.
  1531.  
  1532.           1)  Use Filename for Prefix will use all or part of the filename
  1533.           as a prefix.  For this example we are using the files
  1534.           SAMPLE1.DOC, SAMPLE2.DOC, and SAMPLE3.DOC.  If you use the
  1535.           filename for a prefix your index entries may look like the
  1536.           following:
  1537.  
  1538.           absolute SAMPLE1.23─SAMPLE1.57,  SAMPLE2.14,                     
  1539.             SAMPLE2.20, SAMPLE3.92
  1540.  
  1541.           To select the Use Filename for Prefix option position the cursor
  1542.           in front of that option and press the spacebar.  The cursor will
  1543.           move to the right in an area with hyphens and a period.  There is
  1544.           one hyphen for each character available in a filename.  To use
  1545.           any position in the filename for a prefix you must place an
  1546.           asterisk '*' in that position.  For example, with the files that
  1547.           we have selected (SAMPLE1, SAMPLE2, and SAMPLE3), here are some
  1548.           examples along with the prefixes that would result:
  1549.  
  1550.           Filename                Resulting Prefixes
  1551.           Entries                 
  1552.           *******─.─     SAMPLE1        SAMPLE2        SAMPLE3
  1553.           ***──.─        SAM            SAM            SAM
  1554.           ************   SAMPLE1.DOC    SAMPLE2.DOC    SAMPLE3.DOC 
  1555.           ***─*─.─       SAM1           SAM2           SAM3
  1556.  
  1557.           There is quite a bit of flexibility here.  You need to keep in
  1558.           mind that the filenames will be sorted in alphabetical order and
  1559.           they will also be indexed in that order.
  1560.  
  1561.           2)  Use Prefix String will allow you to enter one string and that
  1562.           string will be used as the prefix for all files.  Later you will
  1563.           have a chance to edit the prefixes so that each file will have a
  1564.           unique prefix.
  1565.  
  1566.           3)  Use No Prefix will list only the page numbers by themselves.
  1567.  
  1568.           For this example select the Use Filename for Prefix entry and
  1569.           place an asterisk over the first seven hyphens.
  1570.  
  1571.           The next section of the screen asks you for a few more pieces of
  1572.           information.  The first one is the character to separate the
  1573.           prefix from the page number.  This character can be any character
  1574.           you wish to use, but you must use a character (even if it is a
  1575.           space).  This character separates the prefix from the page
  1576.           numbers and will help increase the readability of your index.  
  1577.  
  1578.  
  1579.  
  1580.  
  1581.  
  1582.  
  1583.                                          24
  1584.  
  1585.  
  1586.  
  1587.  
  1588.  
  1589.           For this example leave this entry as it is.
  1590.  
  1591.           Next you are asked whether or not you want to start each chapter
  1592.           with page one.  This option gives you the ability to control
  1593.           whether you want the page numbers to be continuous (keep on going
  1594.           from 1) or to start page numbering in each file with page 1.  For
  1595.           this example select Y.  We want to begin numbering each chapter
  1596.           with one.
  1597.  
  1598.           The next screen should like the screen below.  PC─INDEX has
  1599.           searched for all matching filenames and displayed them along with
  1600.           the prefix that you selected, the character that will separate
  1601.           the page number from the prefix, and whether or not you want to
  1602.           start numbering each chapter with page one or continue on from
  1603.           where the previous chapter stopped.  The  start pagenum entry
  1604.           will always be zero at this point since PC─INDEX hasn't processed
  1605.           the files yet.  PC─INDEX will fill in these entries later.
  1606.  
  1607.           At this point you can delete complete lines so that PC─INDEX will
  1608.           not process individual files.  You can also edit individual lines
  1609.           to change the prefix.  The filename and other entries cannot be
  1610.           changed.
  1611.  
  1612.           Please note that the filenames are sorted in alphabetical order
  1613.           and this is also the order that they will be processed in.  There
  1614.           is nothing that you can do to alter the order that the files will
  1615.           be processed in.  If this order is not acceptable you will need
  1616.           to rename your files.
  1617.  
  1618.           For this example, just leave the entries as they are.
  1619.  
  1620.           FILENAME      PREFIX    CHAR    RESTART         START PAGENUM    
  1621.                                                                            
  1622.           SAMPLE1.DOC   SAMPLE1     .        Y                  0          
  1623.           SAMPLE2.DOC   SAMPLE2     .        Y                  0          
  1624.           SAMPLE3.DOC   SAMPLE3     .        Y                  0          
  1625.                                                                            
  1626.  
  1627.           Press F10 to continue.
  1628.  
  1629.           PC─INDEX will begin processing the first file in the list
  1630.           immediately.  It will also display the name of the file it is
  1631.           processing.   For this example the processing should only take a
  1632.           few seconds.
  1633.  
  1634.           The next step is to build the index.  Select Build Single Word
  1635.           Index from the File menu.  The build single word index function
  1636.           is the same here as it is for processing just one file except for
  1637.           one difference.  You will need to 
  1638.  
  1639.  
  1640.  
  1641.  
  1642.                                          25
  1643.  
  1644.  
  1645.  
  1646.  
  1647.  
  1648.           enter the name of the Wildcard Description File that was just
  1649.           created so that PC─INDEX will know how to process the index. When
  1650.           completed your screen should look something like this:
  1651.  
  1652.           +─────────────────────────────────────────────────────────────+
  1653.           │ Input File Name                                             │
  1654.           │ SAMPLE.SRT                                                  │  
  1655.           │                                                             │  
  1656.           │ Output File Name:                                           │  
  1657.           │ SAMPLE.NDX                                                  │  
  1658.           │                                                             │  
  1659.           │ Wildcard Description File: (Leave blank if not needed)      │  
  1660.           │ SAMPLE.WDB                                                  │  
  1661.           │                                                             │  
  1662.           │ Page Size    Page Width  (Columns)      Number of Columns   │  
  1663.           │     66          80         77                  2            │  
  1664.           │ Column Width   Space Between Columns       Top Margin       │  
  1665.           │     35                 2                       5            │  
  1666.           │ Bottom Margin       Left Margin            Right Margin     │  
  1667.           │      5                 5                       0            │ 
  1668.           +─────────────────────────────────────────────────────────────+
  1669.  
  1670.           Press F10 to complete the index.  
  1671.  
  1672.           You may want to experiment with some of the options to see what
  1673.           types of results you can get.  
  1674.  
  1675.           This process should only take a few seconds for this example. 
  1676.           When it is finished, you will be returned to the main menu and
  1677.           the completed index is contained in the text file named
  1678.           'SAMPLE.NDX'.  If you wish to view the file you can select View
  1679.           Index from the File Menu.  If you want to print the index to a
  1680.           printer select Print Index from the File Menu.  Since
  1681.           'SAMPLE.NDX' is an ASCII file, you could also load it into almost
  1682.           any word processor and edit it further if you wish. 
  1683.  
  1684.  
  1685.  
  1686.  
  1687.  
  1688.  
  1689.  
  1690.  
  1691.  
  1692.  
  1693.  
  1694.  
  1695.  
  1696.  
  1697.  
  1698.  
  1699.  
  1700.  
  1701.                                          26
  1702.  
  1703.  
  1704.  
  1705.  
  1706.  
  1707.                                    OTHER FEATURES
  1708.  
  1709.           There are three other features available within PC─INDEX that
  1710.           really don't fall into any other section so they are explained
  1711.           here.  Those features are turning PC─INDEX on and off within a
  1712.           document,  on─line help, and using a black and white monitor.
  1713.  
  1714.           Turning PC─INDEX on and off
  1715.  
  1716.           PC─INDEX can be turned on and off from within a document.  This
  1717.           can be useful in allowing you to skip over tables of contents,
  1718.           bibliographies, charts, tables, etc., while keeping the page
  1719.           number  correct.
  1720.  
  1721.           To turn PC─INDEX off type "pcindexoff" within the document.  When
  1722.           PC─INDEX reads the command, processing will continue, but no
  1723.           words or phrases will be saved until "pcindexon" is encountered.
  1724.  
  1725.           These commands may be either upper or lower case commands, but
  1726.           there cannot be any spaces in the word.  Each command must also
  1727.           have a space before and after it or be on a line by itself.
  1728.  
  1729.                                              
  1730.                                     ON─LINE HELP
  1731.  
  1732.           On─line help is available in PC─INDEX.  Press F1 and a menu will
  1733.           be displayed listing all areas that help is available for.  Just
  1734.           select the type of help that you want to see and press enter. 
  1735.           Most of the help is taken straight out of the manual.
  1736.  
  1737.  
  1738.                               Black and White Monitors
  1739.  
  1740.           Using PC─INDEX with a black and white monitor:  If you are using
  1741.           a computer which has a black and white monitor, but uses a color
  1742.           video adapter, (such as a laptop computer) you may have trouble
  1743.           reading the screen in some places.  PC─INDEX has a black and
  1744.           white option.  If you enter 'PCI bw' when you start PC─INDEX,
  1745.           then PC─INDEX will know that you have a black and white monitor
  1746.           and will adjust the colors accordingly.
  1747.  
  1748.  
  1749.  
  1750.  
  1751.  
  1752.  
  1753.  
  1754.  
  1755.  
  1756.  
  1757.  
  1758.  
  1759.  
  1760.                                          27
  1761.  
  1762.  
  1763.  
  1764.  
  1765.  
  1766.                                    MENU SELECTIONS
  1767.  
  1768.           The following section gives a brief description of all menu
  1769.           choices.  The main menu consists of three menus, FILE, EDIT, and
  1770.           DOCUMENT.  
  1771.  
  1772.                                      FILE menu:
  1773.  
  1774.           The FILE is divided into three sections:  Single Word Functions,
  1775.           Phrase Functions, and Miscellaneous.  
  1776.  
  1777.           The FILE menu has 12 available selections:  Extract Single Words,
  1778.           Extract Capitalized Words, Build Single Word Index, Word
  1779.           Frequency, Spinoff Unique Words, Extract Phrases, Extract
  1780.           Personal Names, Build Phrase Index,  View Index on Screen, Print
  1781.           Index to Printer, Save Defaults, and Go to DOS.
  1782.  
  1783.           +───────────────────────────────────────────────────────────────+
  1784.           │  +──────────────────────────+                                 │
  1785.           │  │ ──Single Word Functions──                                  │
  1786.           │  │ Extract Single Words     │                                 │
  1787.           │  │ Extract Capitalized Words│                                 │
  1788.           │  │ Build Single Word Index  │                                 │
  1789.           │  │ Word Frequency           │                                 │
  1790.           │  │ Spinoff Unique Words     │                                 │
  1791.           │  │ ──Phrase Word Functions──                                  │
  1792.           │  │ Extract Phrases          │                                 │
  1793.           │  │ Extract Personal Names   │                                 │
  1794.           │  │ Build Phrase Index       │                                 │
  1795.           │  │ ─────Miscellaneous───────                                  │
  1796.           │  │ View Index on Screen     │                                 │
  1797.           │  │ Print Index to Printer   │                                 │
  1798.           │  │ Save Defaults            │                                 │
  1799.           │  │ Go to DOS                │                                 │
  1800.           │  +──────────────────────────+                                 │
  1801.           │                                                               │
  1802.           │ PC─INDEX 4.0─Index Generator Copyright  1989─91 Help Software │
  1803.           +───────────────────────────────────────────────────────────────+
  1804.  
  1805.           This menu is broken down into three categories.  The first
  1806.           category is Single Word Functions, the second section contains
  1807.           Phrase Functions,  and the last is Miscellaneous Functions.
  1808.  
  1809.  
  1810.  
  1811.  
  1812.  
  1813.  
  1814.  
  1815.  
  1816.  
  1817.  
  1818.  
  1819.                                          28
  1820.  
  1821.  
  1822.  
  1823.  
  1824.  
  1825.                                 Extract Single Words
  1826.  
  1827.           Extract Single Words is the first item in the menu.  It is also
  1828.           the first step performed in creating a single word index.  It's
  1829.           function is to extract each individual word from a document and
  1830.           record it.  
  1831.  
  1832.           This option will extract all words in a document, one at a time,
  1833.           and record them in sorted order along with the page number that
  1834.           they occur on.  
  1835.  
  1836.           Before you begin with the Extract Words selection, you need to
  1837.           select the proper document type from the DOCUMENT menu.  
  1838.  
  1839.           Select the Extract Single Words option from the FILE menu.  You
  1840.           should now see a new window asking you for an input filename, an
  1841.           output filename, the page size, the first page number to start
  1842.           indexing on, and the first page number to use and several other
  1843.           options.
  1844.  
  1845.           For the input filename, enter the name of the document that you
  1846.           want to index and press enter.  For the output filename type any
  1847.           name you want and press enter.  The output file is not the index,
  1848.           but a sorted list of all words in the document and the page
  1849.           numbers that they occur on.  It is recommended that you use the
  1850.           same name as the document with '.srt' as the extension.  
  1851.  
  1852.           The entry for page size is only used if you are using a Text or
  1853.           ASCII file.  If you are using a word processor supported directly
  1854.           by PC─INDEX then you can ignore this entry.  For a list of word
  1855.           processors supported by PC─INDEX, look in the Document menu.
  1856.  
  1857.           The next entry is Start Indexing on Page.  This entry allows you
  1858.           to skip a few pages at the beginning of a document before the
  1859.           indexing starts.  This will let you skip a title page, table of
  1860.           contents, or anything else at the beginning of a document that
  1861.           you don't want to index. 
  1862.  
  1863.           The First Page Number to use setting will determine what page
  1864.           number PC─INDEX will use as the first page number.   This entry
  1865.           can be used with the Start Indexing on Page setting so that you
  1866.           can start indexing on page four, but the first page number will
  1867.           be page one.  
  1868.  
  1869.           The rest of the selections can be broken into two types.  Which
  1870.           word list to use and what type of conversion to perform.  One
  1871.           selection can be made from the choices in each of the two groups.
  1872.  
  1873.  
  1874.  
  1875.  
  1876.  
  1877.  
  1878.                                          29
  1879.  
  1880.  
  1881.  
  1882.  
  1883.  
  1884.           The three choices on the left determine what words will be
  1885.           included in the index.  Here are the options and the effect that
  1886.           they will have on an index.
  1887.  
  1888.           Don't Use any Word List:  When this option is selected every word
  1889.           in the document will be included in the index.  Common words like
  1890.           'a', 'and', 'the', etc. will be indexed using this option.
  1891.  
  1892.           Use Include Word List:  When the Use Include Word list option is
  1893.           selected, PC─INDEX will compare the extracted word to the include
  1894.           word list.  If a match is found, the extracted word will be
  1895.           included in the extracted word list and the index.
  1896.  
  1897.           Use Discard Word List:  When the Use Discard Word List option is
  1898.           selected, PC─INDEX will compare the extracted word to the discard
  1899.           word list.  If a match is found, the extracted word will be
  1900.           discarded and will not be included in the extracted word list or
  1901.           the index.  
  1902.  
  1903.           For consistency, PC─INDEX can convert all words to be the same
  1904.           case as they are being extracted.  If you want to do any
  1905.           conversion, you have three choices.  Convert words to UPPER CASE
  1906.           will convert all words to upper case, Convert words to lower case
  1907.           will convert all words to lower case, and Convert words to UPPER
  1908.           & lower case will convert the first letter in the word to upper
  1909.           case and the rest of the word to lower case.  If you select No
  1910.           Conversion then no conversion will take place.
  1911.  
  1912.           The completed window should look like this:
  1913.  
  1914.           +───────────────────────────────────────────────────────────────+
  1915.           │  Input File Name:   (Name of Document to process)             │
  1916.           │  pci.doc                                                      │
  1917.           │                                                               │
  1918.           │  Output File Name:                                            │
  1919.           │  pci.srt                                                      │
  1920.           │                                                               │
  1921.           │  Page Size  Start Indexing on Page   First Page Number to use │
  1922.           │     60               5                           1            │
  1923.           │                                                               │
  1924.           │  Don't Use Any Word List    X  Perform No Conversion on Word  │
  1925.           │                                                               │
  1926.           │  Use Include Word List         Convert Word to UPPER Case     │
  1927.           │                                                               │
  1928.           │X Use Discard Word List         Convert Word to lower Case     │
  1929.           │                                                               │
  1930.           │                                Convert Word to UPPER/lower    │
  1931.           │                                                               │
  1932.           +───────────────────────────────────────────────────────────────+
  1933.  
  1934.  
  1935.  
  1936.  
  1937.                                          30
  1938.  
  1939.  
  1940.  
  1941.  
  1942.  
  1943.           When you have finished entering the filenames and other
  1944.           information, press F10 to begin processing.
  1945.  
  1946.                               Extract Capitalized Words
  1947.           The Extract Capitalized Words selection works in exactly the same
  1948.           manner as Extract Single Words, except that it only extracts
  1949.           capitalized words (i.e. names).
  1950.  
  1951.                                Build Single Word Index
  1952.  
  1953.           Build Single Word Index  is the final step in creating a single
  1954.           word index.  It takes the file created by the 'Extract Single
  1955.           Words' selection and edited by the 'Edit Extracted Word File'
  1956.           selection and creates an index.
  1957.  
  1958.           Select 'Build Single Word Index' from the FILE menu.  You will be
  1959.           asked for the input file and output file.  Enter the name of the
  1960.           extracted word file that you created with the Extract Words
  1961.           process.  This file should have '.SRT' as the filename extension.
  1962.  
  1963.           Next you will be asked what name you want to use for the output
  1964.           file.  This is the filename of the index .  It is recommended
  1965.           that you use the original document name with the extension 
  1966.           '.NDX'.   
  1967.  
  1968.           The Wildcard Description file is only used if you are processing
  1969.           a group of files together.  If you indexed a group of files then
  1970.           use the same wildcard description filename here.  It contains
  1971.           information that PC─INDEX needs to complete the index.
  1972.  
  1973.           Next, PC─INDEX wants to know the page length (how many lines per
  1974.           page) you want to use.  The default setting is 66 which is the
  1975.           proper setting for letter size paper.  If you are using legal
  1976.           size paper, the proper setting would be 88.  This number does not
  1977.           need to match the lines per page setting you used when you
  1978.           selected 'Extract Words'.  Most laser printers will only output
  1979.           60 lines per page.  If you will be printing the index on a laser
  1980.           printer, you will probably want to set this option to 60.
  1981.  
  1982.           The next item to fill in is the page width.  Here you will enter
  1983.           the total number of characters that will fit on one line of your
  1984.           printer.  The maximum width accepted by PC─INDEX is 132
  1985.           characters.  The number next to page 
  1986.  
  1987.  
  1988.  
  1989.  
  1990.  
  1991.  
  1992.  
  1993.  
  1994.  
  1995.  
  1996.                                          31
  1997.  
  1998.  
  1999.  
  2000.  
  2001.  
  2002.           width in reverse video is the calculated width required for the
  2003.           settings you have selected.  This number (required width) must be
  2004.           smaller than the Page Width setting or an error will occur.  
  2005.  
  2006.           Next, PC─INDEX asks you the number of columns you would like the
  2007.           output to be in.  You will be able to produce an index up to four
  2008.           columns wide.  An example of a two column index is included at
  2009.           the end of this document.
  2010.  
  2011.           The column width is the next entry.  This entry controls the
  2012.           width of each column in the index.  The minimum allowable width
  2013.           is 30 characters and the maximum is 99.
  2014.  
  2015.           The number of spaces between columns can range from 1 to 9
  2016.           characters.
  2017.  
  2018.           Next fill in the top, bottom, left, and right margins to the
  2019.           settings that you wish.
  2020.  
  2021.           The completed input window should look like this:
  2022.  
  2023.           +───────────────────────────────────────────────────────────────+
  2024.           │  Input File Name:                                             │
  2025.           │  pci.srt                                                      │
  2026.           │                                                               │
  2027.           │  Output File Name:                                            │
  2028.           │  pci.ndx                                                      │
  2029.           │                                                               │
  2030.           │  Wildcard Description File Name: (Leave Blank if not needed)  │
  2031.           │                                                               │
  2032.           │                                                               │
  2033.           │  Page Size   Page Width  (Columns)    Number of Columns       │
  2034.           │     66           80          78              2                │
  2035.           │  Column Width   Space Between Columns    Top Margin           │
  2036.           │     30                   3                   5                │
  2037.           │  Bottom Margin       Left Margin         Right Margin         │
  2038.           │      5                  10                   5                │
  2039.           +───────────────────────────────────────────────────────────────+
  2040.  
  2041.            
  2042.           When you have finished entering the filenames and other
  2043.           information, press F10 to begin processing.
  2044.  
  2045.           You should see a status box which tells you the number of words
  2046.           to be processed, the number of words actually processed, the
  2047.           letter of the alphabet currently being processed, percentage
  2048.           completed, and the elapsed time.
  2049.  
  2050.  
  2051.  
  2052.  
  2053.  
  2054.  
  2055.                                          32
  2056.  
  2057.  
  2058.  
  2059.  
  2060.  
  2061.           When this is finished, you will be returned to the main menu and
  2062.           the completed index is contained in the text file under the name
  2063.           you entered.  If you wish to view the file you can select View
  2064.           Index from the File Menu.  If you want to print the index to a
  2065.           printer select Print Index from the File Menu.  Since the index
  2066.           file is an ASCII file, you could also load it into almost any
  2067.           word processor and edit it further if you wish. 
  2068.  
  2069.  
  2070.                                  Word Frequency List
  2071.  
  2072.           The Word Frequency List selection builds a word frequency list.
  2073.           This list contains all unique words found in a document in
  2074.           alphabetical order and the number of times that each word was
  2075.           used.  This list is built from an extracted single word file.  If
  2076.           you want a complete listing of all words, be sure to extract
  2077.           words using the 'Don't use any Word List' option.
  2078.  
  2079.           Enter the name of the extracted word file that you want to
  2080.           process for the Input File Name.  If you have not already created
  2081.           an extracted single word file, then you will need to do this
  2082.           first.
  2083.  
  2084.           Enter any name you want for the output file name.  This file will
  2085.           be an ASCII text file when finished.  For consistency, it is
  2086.           recommended that you use the document name with the extension
  2087.           '.frq'.
  2088.  
  2089.           The minimum word count that you are asked for will allow you to
  2090.           set a minimum number of occurrences for a word to be included in
  2091.           the word frequency file.  In other words, if you want only the
  2092.           most frequently used words in the word frequency list, you might
  2093.           enter 20 or some other large number in the Minimum Word Count
  2094.           entry.  This way only words occurring 20 or more times would be
  2095.           included in the word frequency list.
  2096.  
  2097.                                 Spinoff Unique Words
  2098.  
  2099.           The Spinoff Unique Words selection creates a file of phrases from
  2100.           an extracted single word file.  This can be helpful when creating
  2101.           a customized list of phrases.
  2102.  
  2103.           This option will through an extracted word file and write out all
  2104.           unique words to a phrase file.  By editing the '.srt' file with
  2105.           the Edit Extracted word file (found under the Edit Menu) you can
  2106.           mark or un─mark individual words.  Then when you spin off a list
  2107.           you can spin off either the marked words or the un─marked words.
  2108.  
  2109.  
  2110.  
  2111.  
  2112.  
  2113.  
  2114.                                          33
  2115.  
  2116.  
  2117.  
  2118.  
  2119.  
  2120.           First select Spinoff List from the File menu.  Enter the Input
  2121.           File Name.  It must be an extracted single word file.  Next enter
  2122.           the Output File Name.  This will be a phrase file and you should
  2123.           name it with a '.dbf' extension.  Finally enter 'a' or 'i' to
  2124.           spin off either active or inactive words.  Press F10 and
  2125.           processing will begin.  
  2126.  
  2127.           You can change the default file names that PC─INDEX uses for
  2128.           phrase list by using the Edit Word List Filenames under the Edit
  2129.           menu.
  2130.  
  2131.                                    Extract Phrases
  2132.  
  2133.           Extract Phrases will search through a document and find all
  2134.           occurrences of a list of phrases.  It is the first step performed
  2135.           in creating a phrase index.  It's function is to extract each
  2136.           individual phrase from a document and record it.  
  2137.  
  2138.           Before you begin with the Extract Phrases selection, you need to
  2139.           select the proper document type from the Document menu.  
  2140.           Select the Extract Phrases option from the FILE menu.  You should
  2141.           now see a new window asking you for an input filename, an output
  2142.           filename, the page size, the first page number to start indexing
  2143.           on, and the first page number to use.
  2144.  
  2145.           For the input filename, enter the name of the document that you
  2146.           want to index and press enter.  You can press F2 here to select a
  2147.           file from a list.    For the output filename type any name you
  2148.           want and press enter.  
  2149.  
  2150.           The output file is not the index, but a sorted list of phrases in
  2151.           the document and the page numbers where they were found.  It is
  2152.           recommended that you use the same name as the document with 
  2153.           '.srt' as the extension.  
  2154.  
  2155.           The entry for page size is only used if you are using a text or
  2156.           ASCII file.  If you use a word processor supported directly by
  2157.           PC─INDEX then you can ignore this entry.  For a list of word
  2158.           processors supported by PC─INDEX, look in the Document menu.
  2159.  
  2160.           The next entry is Start Indexing on Page.  This entry allows you
  2161.           to skip a few pages at the beginning of a document before the
  2162.           indexing starts.  This will let you skip a title page, table of
  2163.           contents, or anything else that you don't want to index. 
  2164.  
  2165.  
  2166.  
  2167.  
  2168.  
  2169.  
  2170.  
  2171.  
  2172.  
  2173.                                          34
  2174.  
  2175.  
  2176.  
  2177.  
  2178.  
  2179.           The First Page Number to use setting will determine what page
  2180.           number PC─INDEX will use as the first page number.   This entry
  2181.           can be used with the Start Indexing on Page setting so that you
  2182.           can start indexing on page four, but the first page number will
  2183.           be page one.  This will be useful if you want to skip a few pages
  2184.           at the beginning of a document. 
  2185.  
  2186.           The completed window should look like something like this
  2187.  
  2188.           +───────────────────────────────────────────────────────────────+
  2189.           │  Input File Name:   (Name of Document to process)             │
  2190.           │  pci.doc                                                      │
  2191.           │                                                               │
  2192.           │  Output File Name:                                            │
  2193.           │  pci.srt                                                      │
  2194.           │                                                               │
  2195.           │  Page Size  Start Indexing on Page   First Page Number to use │
  2196.           │     66               4                         1              │
  2197.           +───────────────────────────────────────────────────────────────+
  2198.                                                                            
  2199.           When you have finished entering the filenames and other
  2200.           information, press F10 to begin processing.
  2201.  
  2202.  
  2203.                                Extract Personal Names
  2204.  
  2205.           This menu selection is new to this version of PC─INDEX.  Extract
  2206.           Personal Names will go through a document finding personal names,
  2207.           first and last names and writing them out to a phrase file.  This
  2208.           file can then be used to create a name index or merged with
  2209.           another phrase file to create a more comprehensive index that
  2210.           includes names.
  2211.  
  2212.           This selection is not guaranteed to find all names in a document,
  2213.           but it is a good starting point.  Usually this option will
  2214.           extract capitalized words that are not really names rather than
  2215.           omit names.
  2216.  
  2217.           In order to use this option correctly, it will be helpful to
  2218.           understand what is happening.  PC─INDEX scans a document until it
  2219.           finds at least two capitalized words in a row.  If two
  2220.           capitalized words are found, then the first word is looked up in
  2221.           the Personal Name File.  If the name is found then this sequence
  2222.           of capitalized words is assumed to be a personal name.
  2223.  
  2224.           The Personal Name File contains over 12,000 first names.  You may
  2225.           want to browse through the list using the Edit Personal Name File
  2226.           (found in the Edit List Menu) to make sure that it contains names
  2227.           you know you need.
  2228.  
  2229.  
  2230.  
  2231.  
  2232.                                          35
  2233.  
  2234.  
  2235.  
  2236.  
  2237.  
  2238.           When you select Extract Personal Names, you will see a screen
  2239.           asking you for an Input File Name, an Output File Name, the
  2240.           Maximum Number of Words in a Name, and information regarding the
  2241.           surname (last name).
  2242.  
  2243.           For the input file name enter the name of the document you want
  2244.           to extract names from.  For the output file name enter any name
  2245.           you want.  It is recommended that you use a file name with the
  2246.           extension '.dbf'.
  2247.  
  2248.           The maximum number of words in a name can be any number from 2 to
  2249.           6.  There must be at least 2 words in a name (a first and last
  2250.           name) and no more than 6.
  2251.  
  2252.           The last three choices tell PC─INDEX how last names can be
  2253.           recognized.  These choices were added to help PC─INDEX to find
  2254.           names faster and more accurately.
  2255.  
  2256.           The fastest and most accurate method for extracting names is Last
  2257.           Name contains ALL CAPS.  In order to use this option, all
  2258.           surnames must contain all capital letters and names that are not
  2259.           surnames cannot contain all caps.  If it isn't possible to use
  2260.           all caps in last names then use one of the other options.  If it
  2261.           doesn't matter to you whether last names are all caps or not,
  2262.           then it is recommended that you use all caps.  The increase in
  2263.           speed and accuracy will be significant.
  2264.  
  2265.           The next option, Last Name is not ALL CAPS tells PC─INDEX that no
  2266.           names will contain only capital letters.  This is the second
  2267.           fastest and second most accurate method for extracting names.
  2268.  
  2269.           The last option, Last Name may or may not be ALL CAPS should be
  2270.           selected if the way capital letters used in names is not
  2271.           consistent.
  2272.  
  2273.  
  2274.  
  2275.  
  2276.  
  2277.  
  2278.  
  2279.  
  2280.  
  2281.  
  2282.  
  2283.  
  2284.  
  2285.  
  2286.  
  2287.  
  2288.  
  2289.  
  2290.  
  2291.                                          36
  2292.  
  2293.  
  2294.  
  2295.  
  2296.  
  2297.           The completed screen should look something like this:
  2298.  
  2299.           +──────────────────────────────────────────────────────+
  2300.           │  Input File Name:   (Name of Document to process)    │         
  2301.           │  pci.doc                                             │         
  2302.           │                                                      │
  2303.           │  Output File Name:                                   │         
  2304.           │  pci.dbf                                             │         
  2305.           │                                                      │         
  2306.           │  Maximum Number of Words in a Name (2 ─ 6)           │
  2307.           │                    3                                 │
  2308.           │                                                      │
  2309.           │     X   Last Name is ALL CAPS                        │
  2310.           │                                                      │
  2311.           │         Last Name is not ALL CAPS                    │
  2312.           │                                                      │
  2313.           │         Last Name may or may not be ALL CAPS         │  
  2314.           +──────────────────────────────────────────────────────+
  2315.                                
  2316.           When you have finished entering the filenames and other
  2317.           information, press F10 to begin processing.
  2318.  
  2319.           You should see a status box which tells you the number of words
  2320.           to be processed, the number of words actually processed, the
  2321.           number of names found, percentage completed, and the elapsed
  2322.           time.
  2323.  
  2324.           After this is complete you can (and probably should) browse
  2325.           through and edit the names that were just extracted by selecting
  2326.           Edit Extracted Name File from the Edit List Menu.  This will
  2327.           allow you to correct names if necessary or to delete entries
  2328.           completely.
  2329.  
  2330.           You may want to merge the extracted name file with a phrase file
  2331.           so an index will contain both names and phrases.  Since the
  2332.           extracted name file is actually a phrase file, you can use Merge
  2333.           Phrase Files (found in the Merge Files Menu) to accomplish this.
  2334.  
  2335.  
  2336.  
  2337.                                  Build Phrase Index
  2338.  
  2339.           Build Phrase Index  is the final step in creating a phrase index. 
  2340.           Build Phrase Index takes the file created by the 'Extract
  2341.           Phrases' selection and creates a phrase index.
  2342.  
  2343.           Select 'Build Phrase Index' from the FILE menu.  You will be
  2344.           asked for the 
  2345.  
  2346.  
  2347.  
  2348.  
  2349.  
  2350.                                          37
  2351.  
  2352.  
  2353.  
  2354.  
  2355.  
  2356.           input file and output file.  Enter the name of the extracted word
  2357.           file that you created with the Extract Words process.  This file
  2358.           should have '.SRT' as the filename extension.
  2359.  
  2360.           Next you will be asked what name you want to use for the output
  2361.           file.  This is the filename for the final index.  It is
  2362.           recommended that you use the original document name with the
  2363.           extension  '.NDX'.   
  2364.  
  2365.           The Wildcard Description file is only used if you are processing
  2366.           a group of files together.  If you indexed a group of files then
  2367.           use the same wildcard description filename here.  It contains
  2368.           information that PC─INDEX needs to complete the index.
  2369.  
  2370.           Next, PC─INDEX wants to know the page length (how many lines per
  2371.           page) you want to use.  The default setting is 66 which is the
  2372.           proper setting for letter size paper.  If you are using legal
  2373.           size paper, the proper setting would be 88.  This number does not
  2374.           need to match the lines per page setting you used when you
  2375.           selected 'Extract Words'.  Many laser printers normally print 60
  2376.           lines per page.  If you will be printing the index on a laser
  2377.           printer, you will probably want to set this option to 60.
  2378.  
  2379.           The next item to fill in is the page width.  Here you will enter
  2380.           the total number of characters that will fit on one line of your
  2381.           printer.  The maximum width accepted by PC─INDEX is 132
  2382.           characters.  The number next to page width in reverse video is
  2383.           the calculated width required for the settings you have selected. 
  2384.           This number (required width) must be smaller than the Page Width
  2385.           setting or an error will occur.  
  2386.  
  2387.           Next, PC─INDEX asks you the number of columns you would like the
  2388.           output to be in.  You will be able to produce an index up to four
  2389.           columns wide if your columns are small enough.  An example of a
  2390.           two column phrase index is included at the end of this document.
  2391.  
  2392.           The column width is the next entry.  This entry controls the
  2393.           width of each column in the index.  The minimum allowable width
  2394.           is equal to the longest phrase in the phrase list that you used,
  2395.           and the maximum is 99.
  2396.  
  2397.           The number of spaces between columns can range from 1 to 9.
  2398.  
  2399.           Next fill in the top, bottom, left, and right margins to the
  2400.           settings that you wish.
  2401.  
  2402.  
  2403.  
  2404.  
  2405.  
  2406.  
  2407.  
  2408.  
  2409.                                          38
  2410.  
  2411.  
  2412.  
  2413.  
  2414.  
  2415.           The completed input window should look something like this:
  2416.  
  2417.           +───────────────────────────────────────────────────────────────+
  2418.           │  Input File Name:                                             │
  2419.           │  pci.srt                                                      │
  2420.           │                                                               │
  2421.           │  Output File Name:                                            │
  2422.           │  pci.ndx                                                      │
  2423.           │                                                               │
  2424.           │  Wildcard Description File Name: (Leave Blank if not needed)  │
  2425.           │                                                               │
  2426.           │                                                               │
  2427.           │  Page Size   Page Width  (Columns)      Number of Columns     │
  2428.           │      66          80         78                 2              │
  2429.           │  Column Width   Space Between Columns      Top Margin         │
  2430.           │      30                  3                     5              │
  2431.           │  Bottom Margin       Left Margin           Right Margin       │
  2432.           │       5                 10                     5              │
  2433.           +───────────────────────────────────────────────────────────────+
  2434.  
  2435.           When you have finished entering the filenames and other
  2436.           information, press F10 to begin processing .
  2437.  
  2438.           You should see a status box which tells you the number of words
  2439.           to be processed, the number of words actually processed, the
  2440.           letter of the alphabet currently being processed, percentage
  2441.           completed, and the elapsed time.
  2442.  
  2443.           When this is finished, you will be returned to the main menu and
  2444.           the completed index is contained in the text file that you named. 
  2445.           If you wish to view the file you can select View Index from the
  2446.           File Menu and enter the name of the index that you just created.
  2447.           .  If you want to print the index, select Print Index from the
  2448.           File Menu.  Since the index  is an ASCII file, you could also
  2449.           load it into most word processors and edit it further if you
  2450.           wish.  
  2451.  
  2452.                                 View Index on Screen
  2453.  
  2454.           View Index on Screen lets you see how the index you created
  2455.           looks.  You will probably want to browse the index before you
  2456.           print it.  You can use this selection to view any ASCII file.
  2457.  
  2458.  
  2459.                                Print Index to Printer
  2460.  
  2461.           Print Index to Printer lets you print an index on your printer. 
  2462.           If you have a problem using this make sure that you have selected
  2463.           the correct printer port.  
  2464.  
  2465.  
  2466.  
  2467.  
  2468.                                          39
  2469.  
  2470.  
  2471.  
  2472.  
  2473.  
  2474.           You can change this using the Edit Default Settings List in the
  2475.           Edit List Menu.
  2476.  
  2477.                                     Save Defaults
  2478.  
  2479.           Save Defaults saves the current settings in the DOCUMENT menu. 
  2480.           It will also save all numeric settings and default word list
  2481.           filenames in the various dialogue boxes.
  2482.  
  2483.  
  2484.                                       Go to DOS
  2485.  
  2486.           Go to DOS allows you to perform DOS commands.  Type EXIT to
  2487.           return to PC─INDEX when you are finished.
  2488.  
  2489.  
  2490.  
  2491.                                      EDIT menu:
  2492.  
  2493.           The EDIT menu has eight available selections:  Edit Custom
  2494.           Character Set, Edit Discard Word File, Edit Include Word File,
  2495.           Edit Personal Name File, Edit Phrase File, Edit Extracted Name
  2496.           File, Edit Extracted Word File, and Edit Default Settings List . 
  2497.                 
  2498.  
  2499.           +─────────────────────────────────────────────────────────+      
  2500.           │       +────────────────────────────+                    │
  2501.           │       │ Edit Custom Character Set  │                    │      
  2502.           │       │ Edit Discard Word File     │                    │      
  2503.           │       │ Edit Include Word File     │                    │      
  2504.           │       │ Edit Personal Name File    │                    │
  2505.           │       │ Edit Phrase File           │                    │      
  2506.           │       │ Edit Extracted Name File   │                    │
  2507.           │       │ Edit Extracted Word file   │                    │      
  2508.           │       │ Edit Default Settings List │                    │      
  2509.           │       +────────────────────────────+                    │
  2510.           │                                                         │  
  2511.           │                                                         │
  2512.           │                                                         │
  2513.           +─────────────────────────────────────────────────────────+
  2514.                                                                           
  2515.                                                                     
  2516.                                                                     
  2517.                                                                     
  2518.                                                                     
  2519.                                                                     
  2520.                                                                     
  2521.                                                                     
  2522.                                                                     
  2523.                                                                     
  2524.                                                                     
  2525.                                                                 
  2526.  
  2527.                                          40
  2528.  
  2529.  
  2530.  
  2531.  
  2532.  
  2533.                             Edit Custom character set:  
  2534.  
  2535.           The custom character set is a list of characters that will be
  2536.           allowed to be part of a word.  This feature gives you a great
  2537.           deal of flexibility in determining what characters a word can
  2538.           contain.  For instance you will obviously want to include all
  2539.           alphabetical characters, but you may or may not want numbers,
  2540.           hyphens, apostrophes, or other punctuation characters to be
  2541.           allowed in a word.  
  2542.  
  2543.           There are 256 characters available on an IBM compatible computer
  2544.           and any character except a space can be valid in a word.  To
  2545.           allow or disallow a character simply position it under the
  2546.           highlight bar and press the spacebar.
  2547.  
  2548.           If a character is not valid in a word then PC─INDEX assumes that
  2549.           a new word begins when that character is found.  There are a few
  2550.           special cases which you need to consider before you create an
  2551.           index.  For instance, the way PC─INDEX comes configured, hyphens
  2552.           and apostrophes will not be included in a word.  Words like
  2553.           wouldn't and couldn't will not be kept together.  If this is
  2554.           going to be a problem for you, then edit the custom character set
  2555.           and mark the hyphen and apostrophe and any other character which 
  2556.           may cause a problem for you.                                     
  2557.  
  2558.           +─────────────────────────────────────────────────────────+
  2559.           │                               +──── Character Set ───+  │
  2560.           │                               │                      │  │
  2561.           │                               │  *         W      87 │  │      
  2562.           │                               │  *         X      88 │  │      
  2563.           │                               │  *         Y      89 │  │      
  2564.           │                               │  *         Z      90 │  │      
  2565.           │                               │            [      91 │  │      
  2566.           │                               │            \      92 │  │      
  2567.           │                               │            ]      93 │  │      
  2568.           │                               │            ^      94 │  │      
  2569.           │                               │            _      95 │  │      
  2570.           │                               │            '      96 │  │      
  2571.           │                               │  *         a      97 │  │      
  2572.           │                               │  *         b      98 │  │      
  2573.           │                               │  *         c      99 │  │      
  2574.           │                               │  *         d     100 │  │      
  2575.           │                               │  *         e     101 │  │      
  2576.           │                               │  *         f     102 │  │      
  2577.           │                               │  *         g     103 │  │      
  2578.           │                               │  *         h     104 │  │      
  2579.           │                               │  *         i     105 │  │      
  2580.           │                               │  *         j     106 │  │      
  2581.           │                               │  *         k     107 │  │ 
  2582.           │                               +──────────────────────+  │
  2583.           +─────────────────────────────────────────────────────────+
  2584.  
  2585.  
  2586.                                          41
  2587.  
  2588.  
  2589.  
  2590.  
  2591.  
  2592.           Press F10 when you are ready to save the modified custom
  2593.           character list.  
  2594.  
  2595.  
  2596.                                EDIT Discard word file
  2597.           The Discard word file contains a list of words which can be
  2598.           searched during the Extract Single Words selection.  If the 'Use
  2599.           Discard Word List' option is selected, when a word is extracted
  2600.           from a document, the Discard word file is searched.  If a match
  2601.           is found then the extracted word will be discarded and will not
  2602.           be included in the index.  All other words will be included. 
  2603.           This eliminates common words like 'a', 'and', 'the', etc from an
  2604.           index.
  2605.  
  2606.           Over 1000 words are included in the Discard word list right now. 
  2607.           You may want to take a look at the words currently in the list to
  2608.           see if they meet your needs.
  2609.  
  2610.           By using the EDIT Discard word file, you can add, edit, or delete
  2611.           words from the list to customize it.  Up to 3000 words can be
  2612.           included in the list.
  2613.  
  2614.           +───────────────────────────────────────────────────────────+
  2615.           │                                                           │
  2616.           │                                +─  DISCARD WORD LIST ─+   │    
  2617.           │                                │ * a                  │   │
  2618.           │                                │ * ability            │   │
  2619.           │                                │ * able               │   │
  2620.           │                                │ * about              │   │
  2621.           │                                │ * above              │   │
  2622.           │                                │ * accept             │   │
  2623.           │                                │ * accepted           │   │
  2624.           │                                │ * across             │   │
  2625.           │                                │ * actually           │   │
  2626.           │                                │ * after              │   │
  2627.           │                                │ * again              │   │
  2628.           │                                │ * ago                │   │
  2629.           │                                │ * agree              │   │
  2630.           │                                │ * agreed             │   │
  2631.           │                                │ * ahead              │   │
  2632.           │                                │ * all                │   │
  2633.           │                                │ * allowable          │   │
  2634.           │                                │ * allowed            │   │
  2635.           │                                │ * allowing           │   │
  2636.           │                                │ * allows             │   │
  2637.           │                                +──────────────────────+   │
  2638.           │                                                           │
  2639.           +───────────────────────────────────────────────────────────+
  2640.  
  2641.  
  2642.  
  2643.  
  2644.  
  2645.                                          42
  2646.  
  2647.  
  2648.  
  2649.  
  2650.  
  2651.           By pressing F4, you will be allowed to edit the word that is
  2652.           under the highlight bar.  By pressing F3, you will be allowed to
  2653.           add words to the list.  As you add new words to the list, they
  2654.           will be inserted in the correct place so that the list remains in
  2655.           alphabetical order.  You can have up to 3000 words in the discard
  2656.           word list.
  2657.  
  2658.                                EDIT Include word file
  2659.  
  2660.           The Include word file contains a list of words which can be
  2661.           searched during the Extract words selection.  If the Use Include
  2662.           Word List option is selected, when a word is extracted from a
  2663.           document, the Include word file is searched.  If a match is found
  2664.           then the extracted word will be included in the index, all other
  2665.           words will be ignored.
  2666.  
  2667.           There are no words included in the Include word list as it ships. 
  2668.           By using the EDIT Include word file option, you can add, edit, or
  2669.           delete words from the list to customize it.  Up to 3000 words can
  2670.           be included in the list.
  2671.  
  2672.  
  2673.                                Edit Personal Name File
  2674.  
  2675.           The Personal Name File contains over 12,000 first names.  This
  2676.           list is used during the Extract Personal Names function.  You can
  2677.           add as many names as you want to this list or delete names that
  2678.           you don't want.  The only limit to the size of this file is disk
  2679.           space.
  2680.  
  2681.           The procedures for editing this list are the same as editing the
  2682.           include and discard word files.
  2683.  
  2684.  
  2685.                                   Edit Phrase List
  2686.  
  2687.           The Phrase List file contains a list of phrases which will be
  2688.           searched during the Extract Phrases selection.  As PC─INDEX
  2689.           processes a document, the Phrase List file is continuously
  2690.           searched.  If a match is found then the extracted phrase will be
  2691.           included in the index.
  2692.  
  2693.           There are no phrases in the phrase list as it ships.  By using
  2694.           the EDIT Phrase List option, you can add, edit, or delete phrases
  2695.           from the list to customize it.  Up to 3000 phrases can be
  2696.           included in the list.
  2697.  
  2698.  
  2699.  
  2700.  
  2701.  
  2702.  
  2703.  
  2704.                                          43
  2705.  
  2706.  
  2707.  
  2708.  
  2709.  
  2710.           There are three elements in a phrase, level one, level two, and
  2711.           the search string.  Level one and level two are provided to allow
  2712.           headings and sub─headings to be included in an index.  The search
  2713.           string is the string of characters that PC─INDEX will be
  2714.           searching for.  
  2715.  
  2716.           An example of a heading and sub─heading would be a complete name. 
  2717.           A last name would be the heading and a first name would be the
  2718.           sub─heading.  This lets you list a group of related items
  2719.           together.  For instance, the following entry:
  2720.  
  2721.           Level One      Level Two      Search String
  2722.           BENSON         Brian          Brian BENSON
  2723.  
  2724.           Would look like this in the final index:
  2725.  
  2726.           BENSON, Brian 12, 13, 15
  2727.  
  2728.           If there is more than one sub─heading (more than one person with
  2729.           the surname of BENSON) then the final index would appear like
  2730.           this:
  2731.  
  2732.  
  2733.           BENSON,
  2734.              Brian 12, 13, 15
  2735.              Courtney 14, 17
  2736.              Lisa 19
  2737.  
  2738.           This same technique can be used for sub─categories within
  2739.           categories.  For example, the following phrase entries: 
  2740.  
  2741.           Level One      Level Two      Search String
  2742.           Monitors       Color          Color Monitors
  2743.           Monitors       Monochrome     Monochrome Monitors
  2744.  
  2745.           Would appear in the index like this:
  2746.  
  2747.           Monitors,
  2748.              Color 15─19
  2749.              Monochrome 44
  2750.  
  2751.           The Search String does not have to match the Level One and Level
  2752.           Two Entries.  This will give you a lot of flexibility in
  2753.           controlling the appearance 
  2754.  
  2755.  
  2756.  
  2757.  
  2758.  
  2759.  
  2760.  
  2761.  
  2762.  
  2763.                                          44
  2764.  
  2765.  
  2766.  
  2767.  
  2768.  
  2769.           of a phrase index.  For example, the following phrase entries:
  2770.  
  2771.           Level One           Level Two           Search String
  2772.           Soft Drinks         Diet Colas          Diet Pepsi
  2773.           Soft Drinks         Colas               Coca Cola
  2774.  
  2775.           Would appear in the index like this:
  2776.           Soft Drinks,
  2777.              Colas 14, 17
  2778.              Diet Colas 55
  2779.  
  2780.           Notice that the Search Strings Coca Cola and Diet Pepsi are not
  2781.           listed anywhere in the index, but they are the strings that must
  2782.           be found in the document for the phrases to be included in the
  2783.           index.
  2784.  
  2785.  
  2786.  
  2787.                               Edit Extracted Name File
  2788.  
  2789.           The Extracted Name file contains the list of names that PC─INDEX
  2790.           found when extracting personal names.  This file is actually a
  2791.           phrase file and can be edited using the same methods.
  2792.  
  2793.  
  2794.  
  2795.                               EDIT Extracted word file
  2796.  
  2797.           This is an optional step in creating a single word index.  It
  2798.           gives you a chance to fine tune the index before you complete it. 
  2799.           By using this option, you can deactivate words so that they will
  2800.           not be included in the index and change the case of words that
  2801.           are included (from lowercase to uppercase and vice versa).
  2802.  
  2803.           After selecting Edit Extracted word file from the Edit Menu. 
  2804.           Enter the name of the extracted word file that you want to edit. 
  2805.           This may take a few seconds to load.
  2806.  
  2807.           On the far left you will see an asterisk.  The asterisk means
  2808.           that the word is active and will be included in the index.  By
  2809.           pressing the spacebar you can toggle individual words between
  2810.           active and inactive.  With this technique you can quickly cut out
  2811.           words that you don't want to include.
  2812.  
  2813.  
  2814.  
  2815.  
  2816.  
  2817.  
  2818.  
  2819.  
  2820.  
  2821.  
  2822.                                          45
  2823.  
  2824.  
  2825.  
  2826.  
  2827.  
  2828.           By pressing F2 you can toggle all words between being active and
  2829.           inactive.  This function will allow you to clear all entries and
  2830.           then go through the list and mark only the words that you want. 
  2831.           By using this technique along with the Spinoff List option, you
  2832.           can quickly and easily create a phrase file.
  2833.  
  2834.           By pressing F3 you can change individual words to all upper case,
  2835.           by pressing F4 you can change individual words to all lower case,
  2836.           and by pressing F5 you can change individual words so that the
  2837.           first character is upper case and the rest of the word is lower
  2838.           case.
  2839.  
  2840.           The Edit Extracted Word File function will load a maximum of 1000
  2841.           unique words at one time.  If you have a very large file, it may
  2842.           be larger than 1000 words.  In that case, PC─INDEX will only load
  2843.           the first 1000 unique words.  By pressing F7, you can load the
  2844.           next 1000 words.  F6 will move you back to the beginning of the
  2845.           file. 
  2846.  
  2847.  
  2848.                              Edit Default Settings List
  2849.  
  2850.           PC─INDEX allows you to change the names of the INCLUDE, DISCARD,
  2851.           PHRASE, and PERSONAL NAME list filenames that it uses as well as
  2852.           the printer port that will be used.  This way you can create new
  2853.           lists without destroying existing lists.  Select Edit Default
  2854.           Settings List from the Edit Menu and you will see a window that
  2855.           looks like this:
  2856.  
  2857.                                                                    
  2858.                                                                    
  2859.           +─── Edit Word List Filenames  ─────────────────────────+
  2860.           │                                                       │        
  2861.           │    Discard Word List Filename:                        │        
  2862.           │    DISCARD.DBF                                        │        
  2863.           │                                                       │        
  2864.           │    Include Word List Filename:                        │        
  2865.           │    INCLUDE.DBF                                        │        
  2866.           │                                                       │        
  2867.           │    Phrase List Filename:                              │        
  2868.           │    PHRASE.DBF                                         │
  2869.           │                                                       │
  2870.           │    Personal Name List Filename:                       │        
  2871.           │    NAMES.DBF                                          │
  2872.           │                                                       │
  2873.           │    Line Printer Number:                               │        
  2874.           │           1                                           │
  2875.           +───────────────────────────────────────────────────────+
  2876.  
  2877.  
  2878.  
  2879.  
  2880.  
  2881.                                          46
  2882.  
  2883.  
  2884.  
  2885.  
  2886.  
  2887.           You can now select the filename that you want to change and type
  2888.           in any name that you wish.
  2889.  
  2890.  
  2891.                                  Document Type menu:
  2892.  
  2893.           PC─INDEX has the ability to process documents of several popular 
  2894.           word processors without any conversion.  If you wish to process 
  2895.           Microsoft Word 4.0 or 5.0, WordPerfect 4.2, 5.0, or 5.1, 
  2896.           Multimate, Wordstar 2000, or Wordstar Professional in their
  2897.           original  formats, simply select the document type that you are
  2898.           using and  PC─INDEX will process the document without any
  2899.           conversion.
  2900.  
  2901.           +────────────────────────────────────────────────────────────+
  2902.           │                             +───────────────────────+      │
  2903.           │                             │  Text  (ASCII)        │      │   
  2904.           │                             │  Microsoft Word 4.0   │      │   
  2905.           │                             │  Microsoft Word 5.0   │      │   
  2906.           │                             │  Multimate            │      │   
  2907.           │                             │  WordPerfect 4.2      │      │   
  2908.           │                             │  WordPerfect 5.0/5.1  │      │   
  2909.           │                             │  Wordstar 2000 Rel 3  │      │   
  2910.           │                             │  Wordstar Pro 4.0     │      │   
  2911.           │                             │  WordStar  Pro 5.0    │      │   
  2912.           │                             +───────────────────────+      │
  2913.           │                                                            │
  2914.           │                                                            │
  2915.           │                                                            │
  2916.           │                                                            │
  2917.           │                                                            │
  2918.           +────────────────────────────────────────────────────────────+   
  2919.  
  2920.                                   Merge Files Menu
  2921.  
  2922.           This menu contains selections which allow you to easily merge two
  2923.           single word files or two phrase files.  The Merge Phrase Files
  2924.           selection will also merge a name file into a phrase file. 
  2925.  
  2926.  
  2927.  
  2928.  
  2929.  
  2930.  
  2931.  
  2932.  
  2933.  
  2934.  
  2935.  
  2936.  
  2937.  
  2938.  
  2939.  
  2940.                                          47
  2941.  
  2942.  
  2943.  
  2944.  
  2945.  
  2946.                                    ERROR MESSAGES:
  2947.  
  2948.           The following list contains some of the error messages you may
  2949.           encounter while running PC─INDEX.
  2950.  
  2951.           Can't Create Database File ─ make sure you have space available
  2952.           on your hard disk.
  2953.  
  2954.           Can't Create Index File ─ make sure you have space available on
  2955.           your hard disk.
  2956.  
  2957.           Can't find Discard word file. ─ The file 'DISCARD.DBF' could not
  2958.           be found.  If you select the Edit Discard Word File option,
  2959.           'DISCARD.DBF' should be created automatically and this problem
  2960.           should not occur.
  2961.  
  2962.           Can't find Include word file. ─ The file 'INCLUDE.DBF' could not
  2963.           be found.  If you select the Edit Include Word File option,
  2964.           'INCLUDE.DBF' should be created automatically and this problem
  2965.           should not occur.
  2966.  
  2967.           Can't find Phrase word file. ─ The file 'PHRASE.DBF' could not be
  2968.           found.  If you select the Edit Phrase Word File option,
  2969.           'PHRASE.DBF' should be created automatically and this problem
  2970.           should not occur.
  2971.  
  2972.           Can't locate the text in this document. ─ You may have selected
  2973.           the wrong document format or your document may not have any text.
  2974.  
  2975.           Can't open custom character set. ─ The file 'CUSTOM.SET' could
  2976.           not be found.  If you select the Edit Custom Character Set
  2977.           option, 'CUSTOM.SET' should automatically be created and this
  2978.           problem should not occur.
  2979.  
  2980.           Can't open file 'filename'. ─ The file may not exist.  Check to
  2981.           see if it does or not.  You may also not have enough file handles
  2982.           available.  If you have the 'FILES=' setting in your CONFIG.SYS
  2983.           file set to less than 10 or if you do not have a 'FILES=' setting
  2984.           you may need to correct it.
  2985.  
  2986.           Can't open file 'PCI.DEF'. ─ Try selecting the Save Defaults
  2987.           option from the FILE menu.
  2988.  
  2989.  
  2990.  
  2991.  
  2992.  
  2993.  
  2994.  
  2995.  
  2996.  
  2997.  
  2998.  
  2999.                                          48
  3000.  
  3001.  
  3002.  
  3003.  
  3004.  
  3005.           Can't Open Personal Name Database File ─ Check the name of the
  3006.           Personal Name List Filename and make sure that it exists.  The
  3007.           filename can be found by selecting Edit Default Settings List in
  3008.           the Edit List Menu.
  3009.  
  3010.           Can't Open Personal Name Index File ─  Check the name of the
  3011.           Personal Name List Filename as above.  If everything looks right,
  3012.           you may need to copy the file from the original PC─INDEX
  3013.           diskette.
  3014.  
  3015.           Couldn't save custom character set. ─ Make sure there is space
  3016.           available on your hard disk drive.
  3017.  
  3018.           CUSTOM.SET could not be found and could not be created. ─ Make
  3019.           sure there is space available on your hard disk drive.
  3020.  
  3021.           Error Creating Index File. ─ make sure you have space available
  3022.           on your hard disk.
  3023.  
  3024.           Error Creating Wildcard Description File. ─ make sure you have
  3025.           space available on your hard disk.
  3026.  
  3027.           Error Opening Output Phrase Database File ─ Make sure you spelled
  3028.           the name of the output phrase file correctly.  You may also need
  3029.           to make sure that there is enough space available on your hard
  3030.           disk drive.
  3031.  
  3032.           Error Opening Output Phrase Index File ─ Make sure that there is
  3033.           enough space available on your hard disk drive.
  3034.  
  3035.           Fatal Error ... Disk Full ─ make sure you have space available on
  3036.           your hard disk.
  3037.  
  3038.           File 'filename' already exists. ─ This is just a warning.
  3039.  
  3040.           File 'filename' couldn't be created. ─ Make sure that you have
  3041.           space available on your disk.
  3042.  
  3043.           File 'filename' is not an extracted word file. ─ The file that
  3044.           you selected to index is not an extracted word file.  If you
  3045.           continue, the results will be unpredictable at best and you may
  3046.           crash PC─INDEX.
  3047.  
  3048.           File 'filename' is not a phrase file ─ The file you are trying to
  3049.           process is not a phrase file.  It is probably a single word file. 
  3050.           Extract Phrases again.
  3051.  
  3052.  
  3053.  
  3054.  
  3055.  
  3056.  
  3057.  
  3058.                                          49
  3059.  
  3060.  
  3061.  
  3062.  
  3063.  
  3064.           File 'filename' is not a single word file ─ The file you are
  3065.           trying to process is not a single word file.  It is probably a
  3066.           phrase file.  Extract Single Words again.
  3067.  
  3068.           Information is needed from the wildcard description file
  3069.           'filename' and it could not be found. ─ The wildcard description
  3070.           file does not exist or you entered the wrong name.  The wildcard
  3071.           description file will be created automatically when you are
  3072.           extracting words or phrases from a group of files. 
  3073.  
  3074.           Level One Cannot Be Left Blank ─ When entering phrases you must
  3075.           include an entry for Level One and for the Search String.
  3076.  
  3077.           Not enough memory to continue ... ─ There are a number of places
  3078.           where this message could occur.  Make sure that you have 640K of
  3079.           memory.  You may need to remove any TSR programs that are loaded.
  3080.  
  3081.           Not Enough Memory to View a File ─ Make sure that you have 640K
  3082.           of memory.  You may need to remove any TSR programs that are
  3083.           loaded.
  3084.  
  3085.           Out of memory. ─ Make sure that you have 640K of memory.  You may
  3086.           need to remove any TSR programs that are loaded.
  3087.  
  3088.           PC─INDEX Help File Could Not be Found ─ Make sure the files
  3089.           'PCI.HLP' and 'PCI.INX' exist.  If they don't, you will need to
  3090.           reinstall them.
  3091.  
  3092.           Problem Opening Wildcard Description Index File ─ Make sure that
  3093.           you spelled the Wildcard Description Filename correctly.
  3094.  
  3095.           Problem reading extracted word file. ─ You may have a problem
  3096.           with your system.
  3097.  
  3098.           Problem writing to extracted word file. ─ You may have a problem
  3099.           with your system.
  3100.  
  3101.           The page width you have entered is not wide enough to handle the
  3102.           selections you have chosen.  Please modify your selections. ─ The
  3103.           printer width you entered is not wide enough to handle the
  3104.           settings that you entered.  You may need to use fewer columns or
  3105.           narrow the column width somewhat.  Experiment with the settings
  3106.           until the required width (in reverse video) is less than the
  3107.           printer page width.
  3108.  
  3109.  
  3110.  
  3111.  
  3112.  
  3113.  
  3114.  
  3115.  
  3116.  
  3117.                                          50
  3118.  
  3119.  
  3120.  
  3121.  
  3122.  
  3123.           The Phrase file 'filename1' has been modified after the file
  3124.           'filename2' was created. ─ PC─INDEX uses the phrase file to look
  3125.           up each phrase as it creates the index.  If you have edited the
  3126.           phrase file after extracting phrases, the index will not be
  3127.           accurate.  You will need to extract phrases again.
  3128.  
  3129.           The Search String Cannot Be Left Blank ─ When entering phrases
  3130.           you must include an entry for Level One and for the Search
  3131.           String.
  3132.  
  3133.           There may not be enough files available. ─ This is just a warning
  3134.           that you may have problems later.  If you are processing very
  3135.           large files, PC─INDEX may have to abort in the middle of
  3136.           extracting the word list if it needs more files than your system
  3137.           has available.  If you have the 'FILES=' setting in your
  3138.           CONFIG.SYS file set to less than 10 or if you do not have a
  3139.           'FILES=' setting you may need to correct it.
  3140.  
  3141.           This is not a WordPerfect 5.0 document. ─ You have set the
  3142.           document format as WordPerfect 5.0 and the document that you are
  3143.           trying to process was not created using WordPerfect 5.0.
  3144.  
  3145.           Wildcard Description File Index Could Not be Found ─ Make sure
  3146.           that you spelled the Wildcard Description Filename correctly.
  3147.  
  3148.           Word list file could not be found and could not be created. ─
  3149.           Either the include word file or the discard word file could not
  3150.           be found or created.  Make sure that there is space available on
  3151.           your hard disk drive.
  3152.  
  3153.           Word list file could not be opened. ─ Either the include word
  3154.           file or the discard word file could not be found.  If you attempt
  3155.           to edit them using the Edit Discard Word File or Edit Include
  3156.           Word File options, they will be created automatically.  
  3157.  
  3158.  
  3159.  
  3160.  
  3161.  
  3162.  
  3163.  
  3164.  
  3165.  
  3166.  
  3167.  
  3168.  
  3169.  
  3170.  
  3171.  
  3172.  
  3173.  
  3174.  
  3175.  
  3176.                                          51
  3177.  
  3178.  
  3179.  
  3180.                             PC─INDEX 4.0 Bug Report Form
  3181.  
  3182.           Name:    ______________________________________________________
  3183.  
  3184.           Company: ______________________________________________________
  3185.  
  3186.           Address: ______________________________________________________
  3187.  
  3188.                    ______________________________________________________
  3189.  
  3190.                    ______________________________________________________
  3191.  
  3192.  
  3193.           Work Phone: (____) _____________   Home Phone: (____)___________
  3194.  
  3195.           System Memory ____  Version of DOS ____   Version of PC─INDEX___
  3196.  
  3197.           Bug Repeatability:  Always ___    Sometimes ___   Rarely ___
  3198.  
  3199.           Bug Type:  Locks up machine ___  Doesn't perform as Documented___ 
  3200.            
  3201.              
  3202.  
  3203.           Bug Description
  3204.           ______________________________________________________________
  3205.  
  3206.           ______________________________________________________________   
  3207.  
  3208.           ______________________________________________________________
  3209.  
  3210.           ______________________________________________________________
  3211.  
  3212.           ______________________________________________________________
  3213.  
  3214.           ______________________________________________________________
  3215.  
  3216.           ______________________________________________________________
  3217.  
  3218.  
  3219.           How can the bug be duplicated  _______________________________
  3220.  
  3221.           ______________________________________________________________
  3222.  
  3223.           ______________________________________________________________
  3224.  
  3225.           ______________________________________________________________
  3226.  
  3227.           ______________________________________________________________   
  3228.                      
  3229.  
  3230.  
  3231.  
  3232.  
  3233.  
  3234.                                          52
  3235.  
  3236.  
  3237.  
  3238.  
  3239.  
  3240.                          PC─INDEX Suggestion / Comments Form
  3241.  
  3242.           Name:______________________________________________________
  3243.  
  3244.           Company:___________________________________________________
  3245.  
  3246.           Address:___________________________________________________
  3247.  
  3248.           ___________________________________________________________
  3249.  
  3250.           ___________________________________________________________
  3251.  
  3252.           Work Phone: (____) __________   Home Phone: (____)_________
  3253.  
  3254.           Suggestions / Comments:_____________________________________
  3255.  
  3256.           ____________________________________________________________
  3257.  
  3258.           ____________________________________________________________
  3259.  
  3260.           ____________________________________________________________
  3261.  
  3262.           ____________________________________________________________
  3263.  
  3264.           ____________________________________________________________
  3265.  
  3266.           ____________________________________________________________
  3267.  
  3268.           ____________________________________________________________
  3269.  
  3270.           ____________________________________________________________
  3271.  
  3272.           ____________________________________________________________
  3273.  
  3274.           ____________________________________________________________
  3275.  
  3276.           ____________________________________________________________ 
  3277.  
  3278.           ____________________________________________________________
  3279.  
  3280.           ____________________________________________________________ 
  3281.  
  3282.           ____________________________________________________________ 
  3283.  
  3284.           ____________________________________________________________ 
  3285.  
  3286.                    Your comments and suggestions are appreciated. 
  3287.  
  3288.  
  3289.  
  3290.  
  3291.  
  3292.  
  3293.                                          53
  3294.  
  3295.  
  3296.  
  3297.  
  3298.  
  3299.                                   Single Word Index
  3300.  
  3301.  
  3302.  
  3303.  
  3304.           ─────  A  ─────                  alphabetical 1, 24─25, 33, 
  3305.           abbreviation 1, 10                 41, 43
  3306.           ability 2─3, 22, 25, 42, 47      alphanumeric 1
  3307.           abort 1, 9, 51                   alter 25
  3308.           absence 1, 9                     alternately 10
  3309.           absolute 24                      anywhere 4, 14, 22, 45
  3310.           accept 42                        apostrophe 41
  3311.           acceptable 25                    apostrophes 41
  3312.           acceptance 1, 9                  appearance 14, 44
  3313.           accepted 11, 17, 31, 38, 42      appears 13, 21
  3314.           accommodate 7, 16                appreciated 53
  3315.           accomplish 21, 37                ASCII 3, 5─7, 10, 12, 15, 18, 
  3316.           accordingly 1, 9, 27               22, 26, 29, 33─34, 39, 47
  3317.           accuracy 19, 36                  asking 7, 15, 19, 29, 34, 36
  3318.           accurate 1, 9, 19, 36, 51        asks 11, 17, 24, 32, 38
  3319.           accurately 1, 9, 19, 36          assumed 19, 35
  3320.           active 1, 9─10, 34, 45─46        assumes 41
  3321.           actual 1, 9─10, 13, 17           asterisk 9, 24, 45
  3322.           adapter 1, 9, 27                 attempt 21, 51
  3323.           add 9, 15, 20, 42─43             attorneys 22
  3324.           adding 13, 15, 21                Australia 10
  3325.           additions 4                      automatically 2─3, 6─7, 48, 
  3326.           address 1, 9, 52─53                50─51
  3327.           adhering 1, 9                    
  3328.           adjust 1, 9, 27                  
  3329.           advanced 1, 9                    ─────  B  ─────
  3330.           advertising 1, 9                 backup 5
  3331.           afford 1, 9                      bar 41, 43
  3332.           agree 42                         begin 6─8, 12─13, 15─16, 18, 
  3333.           agreed 42                          20, 22, 25, 29, 31─32, 
  3334.           AGREEMENT 1, 9                     34─35, 37, 39
  3335.           agrees 1                         begins 41
  3336.           allow 6, 10, 20, 24, 33, 37,     BENSON 13─14, 21, 44
  3337.             41, 44, 46─47                  bibliographies 27
  3338.           allowable 11, 17, 32, 38, 42     bit 24
  3339.           allowed 41─43                    blank 12, 18, 26, 32, 39, 
  3340.           allowing 27, 42                    50─51
  3341.           allows 10, 29, 34, 40, 42, 46    bottom 1, 11─12, 17─18, 26, 
  3342.           alpha 1                            32, 38─39
  3343.           alphabet 1, 12, 18, 32, 39       box 1, 12, 18, 20, 32, 37, 39
  3344.  
  3345.  
  3346.  
  3347.  
  3348.  
  3349.  
  3350.  
  3351.  
  3352.                                          54
  3353.  
  3354.  
  3355.  
  3356.  
  3357.  
  3358.  
  3359.  
  3360.  
  3361.  
  3362.  
  3363.           boxes 1, 40                      Cola 14, 45
  3364.           brackets 1                       Colas 14, 45
  3365.           BRADLEY 1─2                      colors 27
  3366.           breaks 1, 6                      column 11─12, 17─18, 26, 32, 
  3367.           Brian 13─14, 21, 44                38─39, 50
  3368.           brief 1, 28                      columns 11─12, 17─18, 26, 32, 
  3369.           broken 1, 7, 28─29                 38─39, 50
  3370.           browse 19─20, 35, 37, 39         command 4─5, 22, 27
  3371.           Bug 52                           commands 3─4, 27, 40
  3372.           Build 1─2, 10, 13, 15─16, 25,    Comments 53
  3373.             28, 31, 37                     compare 30
  3374.           builds 1, 16, 33                 compatible 41
  3375.           bw 1, 27                         completed 8, 12, 16, 18, 20, 
  3376.                                              23, 26, 30, 32─33, 35, 37, 
  3377.                                              39
  3378.           ─────  C  ─────                  comprehensive 18, 35
  3379.           calculated 1, 11, 17, 32, 38     compressed 4
  3380.           capable 6                        compression 4
  3381.           capital 19─20, 36                computer 27, 41
  3382.           capitalized 1, 6, 19, 28, 31,    CONFIG 48, 51
  3383.             35                             configured 41
  3384.           CAPS 19─20, 36─37                consistency 30, 33
  3385.           catch 1                          consistent 20, 36
  3386.           categories 14, 28, 44            consists 28
  3387.           category 2─3, 28                 contain 7, 16, 19, 21, 36─37, 
  3388.           cd 1, 4                            41
  3389.           CH 1                             contained 6, 12, 18, 26, 33, 
  3390.           changed 10, 25                     39
  3391.           chapter 1, 23, 25                contains 10, 19─20, 28, 31, 
  3392.           chapters 1, 3, 22                  33, 35─36, 38, 42─43, 45, 
  3393.           CHAR 25                            47─48
  3394.           characters 8, 11, 16─17, 19,     contents 7, 16, 27, 29, 34
  3395.             22, 31─32, 38, 41, 44          continue 10, 25, 49─50
  3396.           charts 27                        continuous 25
  3397.           check 22, 48─49                  continuously 43
  3398.           choices 7─8, 19, 28─30, 36       controlling 14, 44
  3399.           choose 3─4                       Controls 6, 11, 17, 32, 38
  3400.           chosen 50                        conversion 7─8, 29─30, 47
  3401.           Clifford 2                       Convert 8, 30
  3402.           Coca 14, 45                      converted 8
  3403.  
  3404.  
  3405.  
  3406.  
  3407.  
  3408.  
  3409.  
  3410.  
  3411.                                          55
  3412.  
  3413.  
  3414.  
  3415.  
  3416.  
  3417.  
  3418.  
  3419.  
  3420.  
  3421.  
  3422.           copies 4                         demonstrating 22
  3423.           copy 4─5, 49                     depositions 3, 22
  3424.           copying 4                        Description 10, 12, 17─18, 
  3425.           copyright 2, 15, 28                23, 26, 28, 31─32, 38─39, 
  3426.           correct 20, 27, 37, 39, 43,        49─52
  3427.             48, 51                         destroying 46
  3428.           correctly 19, 35, 49─51          determine 7─8, 29─30, 35
  3429.           couldn 41, 49                    determining 6, 41
  3430.           Count 33                         dialogue 40
  3431.           Courtney 14, 44                  Diet 14, 45
  3432.           crash 49                         differently 6
  3433.           create 3, 5─6, 13, 18, 21─22,    differs 3
  3434.             35, 41, 46, 48                 directory 4, 22
  3435.           created 1─2, 4, 6─7, 9─10,       disallow 41
  3436.             16, 22, 26, 31, 33, 37─39,     DISCARD 5─8, 15, 30, 40, 
  3437.             48─51                            42─43, 46, 48, 51
  3438.           creates 4, 10, 31, 33, 37, 51    discarded 30, 42
  3439.           creating 13, 29, 31, 33─34,      disclaimer 7, 16
  3440.             37, 45, 49                     disk 3─4, 6, 43, 48─49, 51
  3441.           current 4, 8, 16, 40             diskette 4─5, 49
  3442.           Currently 3, 12─13, 18, 32,      display 7, 21─22, 25
  3443.             39, 42                         displayed 25, 27
  3444.           cursor 7, 24                     distributed 4
  3445.           CUSTOM 5, 15, 40─42, 48─49       divided 28
  3446.           customize 42─43                  DOC 5─9, 16, 20, 22─25, 30, 
  3447.           customized 33                      35, 37
  3448.                                            document 1─3, 5─8, 10─11, 
  3449.                                              13─23, 27─38, 40, 42─43, 
  3450.           ─────  D  ─────                    45, 47─48, 51
  3451.           Database 48─49                   documentation 4─6
  3452.           DBF 5, 19─21, 34, 36─37, 46,     Documented 52
  3453.             48                             documents 3, 6, 22, 47
  3454.           DBI 5                            doesn 19, 36, 52
  3455.           deactivate 9, 45                 don 6─8, 23, 27, 29─30, 
  3456.           DEF 5, 48                          33─34, 43, 45, 50
  3457.           default 5, 11, 17, 31, 34,       DOS 3─4, 22, 28, 40, 52
  3458.             38, 40, 46, 49                 Drinks 14, 45
  3459.           Defaults 28, 40, 48              duplicated 52
  3460.           delete 20, 25, 37, 42─43         
  3461.           demonstrate 6                    
  3462.  
  3463.  
  3464.  
  3465.  
  3466.  
  3467.  
  3468.  
  3469.  
  3470.                                          56
  3471.  
  3472.  
  3473.  
  3474.  
  3475.  
  3476.  
  3477.  
  3478.  
  3479.  
  3480.  
  3481.           ─────  E  ─────                  explained 27
  3482.           easily 46─47                     extension 19, 29, 31, 33─34, 
  3483.           Edit 2, 9─10, 12─13, 15,           36, 38
  3484.             18─21, 24─26, 28, 31,          extra 6
  3485.             33─35, 37, 39─43, 45─46,       extract 2─3, 7, 9─11, 13, 
  3486.             48─49, 51                        15─19, 22, 28─29, 31, 
  3487.           edited 10, 31, 45, 51              33─38, 42─43, 49─51
  3488.           editing 10, 33, 43               Extracted 2, 9─10, 15─16, 
  3489.           elapsed 12, 18, 20, 32, 37, 39     20─21, 30─31, 33─34, 37─38, 
  3490.           eliminate 1                        40, 42─43, 45─46, 49─50
  3491.           eliminated 7                     Extracting 18─19, 36, 45, 
  3492.           eliminates 42                      50─51
  3493.           encounter 48                     extracts 31
  3494.           encountered 27                   
  3495.           enter 6─7, 9, 11, 15─17, 19,     
  3496.             22, 24, 26─27, 29, 31,         ─────  F  ─────
  3497.             33─34, 36, 38─39, 45           faster 19, 36
  3498.           entered 7, 13, 17, 33, 50        fastest 19, 36
  3499.           entering 8, 12, 16, 18, 20,      Fatal 49
  3500.             31─32, 35, 37, 39, 50─51       feature 2─3, 13, 22, 41
  3501.           entries 2─3, 13─14, 20─21,       FEATURES 3, 27
  3502.             24─25, 37, 44─46               feeds 6
  3503.           entry 7, 9─11, 13, 16─17, 21,    fewer 50
  3504.             23─25, 29, 32─35, 38, 44,      file 2─10, 12─13, 15─26, 
  3505.             50─51                            28─40, 42─43, 45─51
  3506.           equal 17, 38                     filename 4, 7, 9, 15─16, 
  3507.           Error 2, 15, 32, 38, 48─49         22─25, 29, 31, 34, 38, 46─51
  3508.           ESC 9                            filenames 8, 12, 16, 18, 20, 
  3509.           ESCape 10, 15                      22, 24─25, 31─32, 34─35, 
  3510.           etc 6─7, 27, 30, 42                37, 39─40, 46
  3511.           exact 4                          files 3─5, 7, 11, 15, 17, 
  3512.           exactly 13, 31                     21─22, 24─25, 31, 37─38, 
  3513.           examines 22                        43, 47─48, 50─51
  3514.           examples 2─3, 5─6, 15, 24        fill 11, 17, 25, 31─32, 38
  3515.           EXE 4─5                          finding 18, 35
  3516.           exist 48, 50                     finds 19, 21, 35
  3517.           existing 46                      finished 8, 12, 16, 18, 20, 
  3518.           exists 49                          26, 31─33, 35, 37, 39─40
  3519.           EXIT 40                          fit 11, 17, 31, 38
  3520.           experiment 26, 50                flexibility 14, 24, 41, 44
  3521.  
  3522.  
  3523.  
  3524.  
  3525.  
  3526.  
  3527.  
  3528.  
  3529.                                          57
  3530.  
  3531.  
  3532.  
  3533.  
  3534.  
  3535.  
  3536.  
  3537.  
  3538.  
  3539.  
  3540.           floppy 3                         ignore 29, 34
  3541.           Format 2, 15, 48, 51             ignored 43
  3542.           formats 47                       inactive 9─10, 34, 45─46
  3543.           formatting 6                     included 6─7, 9, 11, 13─14, 
  3544.           fourth 4                           17, 30, 32─33, 38, 41─45
  3545.           frequency 3, 15, 28, 33          includes 18, 35
  3546.           frequently 33                    INDEX 1─7, 9─19, 21─53
  3547.           FRM 5                            indexed 3, 7, 24, 30─31, 38
  3548.           frq 33                           indexes 1, 6
  3549.           Functions 28                     indexing 6─8, 15─16, 22─23, 
  3550.                                              29─30, 34─35
  3551.                                            indicate 23
  3552.           ─────  G  ─────                  indicates 9
  3553.           genealogists 3                   informed 8, 16
  3554.           generate 3                       input 7─10, 12, 15─16, 18─23, 
  3555.           generated 2                        26, 29─39
  3556.           Generator 28                     inserted 43
  3557.           guaranteed 18, 35                install 4
  3558.                                            INSTALLATION 4
  3559.                                            instance 10, 41, 44
  3560.           ─────  H  ─────                  INX 5, 50
  3561.           handle 3, 50                     isn 10, 19, 36
  3562.           handled 6                        item 11, 17, 29, 31, 38
  3563.           handles 48                       items 44
  3564.           happening 19, 35                 
  3565.           Haruyasu 4                       
  3566.           hasn 25                          ─────  J  ─────
  3567.           heading 44                       Jennifer 2─3
  3568.           headings 13, 44                  
  3569.           helpful 19, 33, 35               
  3570.           highlight 41, 43                 ─────  K  ─────
  3571.           HLP 5, 50                        keeping 27
  3572.           hopefully 3                      keys 7
  3573.           hyphen 24, 41                    
  3574.           hyphens 24, 41                   
  3575.                                            ─────  L  ─────
  3576.                                            laptop 27
  3577.           ─────  I  ─────                  laser 7, 11, 16─17, 31, 38
  3578.           IBM 41                           latest 5
  3579.           ice 2                            learn 5
  3580.  
  3581.  
  3582.  
  3583.  
  3584.  
  3585.  
  3586.  
  3587.  
  3588.                                          58
  3589.  
  3590.  
  3591.  
  3592.  
  3593.  
  3594.  
  3595.  
  3596.  
  3597.  
  3598.  
  3599.           legal 11, 17, 31, 38             merged 18, 35
  3600.           lets 39, 44                      message 50
  3601.           levels 2─3                       Messages 2, 15, 48
  3602.           LHA 4                            Microsoft 3, 47
  3603.           limit 43                         minimum 3, 11, 17, 32─33, 38
  3604.           Lisa 14, 44                      Miscellaneous 28
  3605.           listed 2─3, 10, 13─14, 45        mistake 21
  3606.           listing 1─2, 13, 27, 33          mistakes 21
  3607.           lists 21, 46                     modified 42, 51
  3608.           ll 10, 17, 23                    modify 50
  3609.           load 12, 18, 26, 33, 39, 45─46   monitor 2, 15, 27
  3610.           loaded 50                        Monitors 14, 27, 44
  3611.           locate 48                        Monochrome 14, 44
  3612.           Locks 52                         multi 5, 22─23
  3613.           longest 17, 38                   Multimate 3, 47
  3614.           looks 39, 46, 49                 multiple 3, 22
  3615.           lowercase 9─10, 45               
  3616.                                            
  3617.                                            ─────  N  ─────
  3618.           ─────  M  ─────                  named 4, 12, 18, 26, 39
  3619.           machine 52                       names 1─3, 5, 18─21, 28, 31, 
  3620.           manual 1, 5, 13, 22, 27            34─37, 43, 45─46
  3621.           manually 20─21                   narrow 50
  3622.           Margin 12, 18, 26, 32, 39        NDX 10, 12, 17─18, 26, 31─32, 
  3623.           margins 11, 17, 32, 38             38─39
  3624.           mark 3, 9, 33, 41, 46            normally 6, 11, 17, 38
  3625.           marked 33                        Notice 14, 21, 45
  3626.           match 11, 14, 17, 22, 30─31,     numbering 25
  3627.             38, 42─44                      numeric 40
  3628.           matches 8, 16                    
  3629.           matching 22, 25                  
  3630.           maximum 11, 17, 19─20, 31─32,    ─────  O  ─────
  3631.             36─38, 46                      occur 6─7, 15, 29, 32, 38, 
  3632.           md 4                               48, 50
  3633.           memory 10, 50, 52                occurred 23
  3634.           Menu 2, 4, 7, 9─10, 12─13,       occurrence 1
  3635.             15─16, 18─22, 25─29, 31,       occurrences 1, 33─34
  3636.             33─35, 37, 39─40, 45─49        occurring 33
  3637.           Menus 15, 28                     omit 19, 35
  3638.           Merge 21, 37, 47                 Opening 49─50
  3639.  
  3640.  
  3641.  
  3642.  
  3643.  
  3644.  
  3645.  
  3646.  
  3647.                                          59
  3648.  
  3649.  
  3650.  
  3651.  
  3652.  
  3653.  
  3654.  
  3655.  
  3656.  
  3657.  
  3658.           Option 2, 7─11, 15, 17,          port 39, 46
  3659.             19─20, 24─25, 27, 29─31,       precise 6
  3660.             33─36, 38, 42─43, 45─46, 48    Prefix 23─25
  3661.           optional 6, 9, 45                prefixes 24
  3662.           Optionally 1                     prepare 6
  3663.           options 1─2, 7, 19, 26,          presence 9
  3664.             29─30, 36, 51                  presented 6
  3665.           original 31, 38, 47, 49          preserve 6
  3666.           output 7─12, 15─23, 26,          pressing 7, 10, 43, 45─46
  3667.             29─39, 49                      previous 3, 25
  3668.                                            print 3, 6, 12, 18, 26, 28, 
  3669.                                              33, 38─39
  3670.           ─────  P  ─────                  printer 11─12, 17─18, 26, 28, 
  3671.           page 6─8, 11─13, 15─18,            31, 33, 38─39, 46, 50
  3672.             21─27, 29─32, 34─35, 38─39,    printers 7, 11, 16─17, 31, 38
  3673.             50                             printing 6, 11, 17, 31, 38
  3674.           PAGENUM 25                       Pro 47
  3675.           pages 7─8, 16, 22, 29, 34─35     procedures 43
  3676.           path 4                           processed 8, 12, 16, 18, 20, 
  3677.           PC 1─7, 9─11, 13, 15─19,           22, 25, 32, 37, 39
  3678.             21─23, 25─32, 34─36, 38,       processes 43
  3679.             40─41, 43─53                   processing 8, 10─11, 16─18, 
  3680.           pci 4─10, 12, 16─18, 20, 27,       20, 22─23, 25, 31─32, 
  3681.             30, 32, 35, 37, 39, 48, 50       34─35, 37─39, 51
  3682.           pcinames 20─21                   processor 12, 18, 26, 29, 
  3683.           Pepsi 14, 45                       33─34
  3684.           percentage 12, 18, 20, 32,       processors 3, 6, 29, 34, 39, 
  3685.             37, 39                           47
  3686.           perform 3, 7─8, 29─30, 40, 52    produce 1, 11, 17, 32, 38
  3687.           performed 8, 29, 34              producing 6
  3688.           performing 21                    Professional 47
  3689.           Phone 52─53                      prompt 4
  3690.           Phrase 2─3, 6, 13─18, 21, 23,    proper 11, 17, 29, 31, 34, 38
  3691.             28, 33─35, 37─38, 40, 43─51    punctuation 41
  3692.           phrases 2─3, 13─18, 21─22,       
  3693.             28, 33─34, 37, 43, 45, 49─51   
  3694.           pieces 24                        ─────  Q  ─────
  3695.           places 27, 50                    Quick 2, 6, 15
  3696.           please 22, 25, 50                quickly 6, 13, 45─46
  3697.           popular 3, 47                    quit 3
  3698.  
  3699.  
  3700.  
  3701.  
  3702.  
  3703.  
  3704.  
  3705.  
  3706.                                          60
  3707.  
  3708.  
  3709.  
  3710.  
  3711.  
  3712.  
  3713.  
  3714.  
  3715.  
  3716.  
  3717.           ─────  R  ─────                  searching 44
  3718.           RAM 3                            seconds 9, 12, 16, 18, 25─26, 
  3719.           Rarely 52                          45
  3720.           readability 24                   sections 28
  3721.           recognized 19, 36                select 7─10, 12─13, 15─16, 
  3722.           recommended 19, 29, 31,            18─20, 22, 24─27, 29─31, 
  3723.             33─34, 36, 38                    33─34, 36─37, 39, 46─48
  3724.           recorded 7                       selected 7, 11, 15, 17, 20, 
  3725.           reference 1                        24─25, 30─32, 36, 38─39, 
  3726.           regarding 19, 36                   42─43, 48─49
  3727.           reinstall 50                     selecting 8, 20, 37, 45, 48─49
  3728.           Rel 47                           selection 7, 10, 16, 18, 29, 
  3729.           Related 3, 44                      31, 33─35, 37, 39, 42─43, 47
  3730.           remains 43                       selections 7, 28─29, 40, 47, 
  3731.           remembers 10, 16                   50
  3732.           remove 50                        separate 22─25
  3733.           removed 6                        separates 24
  3734.           rename 25                        sequence 19, 35
  3735.           Repeatability 52                 sequences 21
  3736.           requirements 2─3, 15             setting 7, 11, 16─17, 29, 
  3737.           requires 6                         31─32, 35, 38, 48, 51
  3738.           RESTART 25                       settings 5, 11, 17, 22, 32, 
  3739.           Resulting 24                       38, 40, 46, 49─50
  3740.           reverse 11, 17, 32, 38, 50       shell 3
  3741.           row 19, 35                       ships 43
  3742.           runs 4                           significant 19, 36
  3743.                                            significantly 3
  3744.                                            skating 2
  3745.           ─────  S  ─────                  skiing 2─3
  3746.           SAM 24                           skip 7, 16, 22, 27, 29, 34─35
  3747.           sample 2─3, 5, 22─26             skipped 22
  3748.           save 2, 4, 28, 40, 42, 48─49     smaller 32, 38
  3749.           saved 10                         snowman 2
  3750.           saves 40                         Soft 14, 45
  3751.           saving 6                         Software 15, 28
  3752.           scans 19, 35                     sole 22
  3753.           screen 19─20, 23─28, 36─37, 39   sorted 7, 15, 24─25, 29, 34
  3754.           Search 13─15, 34, 44─45, 50─51   spacebar 9, 24, 41, 45
  3755.           searched 25, 42─43               spaces 11, 17, 27, 32, 38
  3756.           searches 3, 13                   specify 1─2
  3757.  
  3758.  
  3759.  
  3760.  
  3761.  
  3762.  
  3763.  
  3764.  
  3765.                                          61
  3766.  
  3767.  
  3768.  
  3769.  
  3770.  
  3771.  
  3772.  
  3773.  
  3774.  
  3775.  
  3776.           speed 19, 36                     TSR 50
  3777.           spelled 49─51                    tune 9, 45
  3778.           spin 33─34                       turning 27
  3779.           spinning 13                      twice 21
  3780.           spinoff 2, 13, 15, 28, 33─34,    typing 4
  3781.             46                             
  3782.           SRT 7─10, 12, 16, 18, 22─23,     
  3783.             26, 29─35, 38─39               ─────  U  ─────
  3784.           starting 19, 35                  un 33
  3785.           starts 29, 34                    unique 3, 9─10, 13, 24, 28, 
  3786.           status 8, 12, 16, 18, 20, 32,      33, 46
  3787.             37, 39                         unless 7
  3788.           store 23                         UNPACK 4─5
  3789.           String 13─15, 23─24, 44─45,      unpredictable 7, 15, 49
  3790.             50─51                          upper 8─9, 27, 30, 46
  3791.           Strings 14, 45                   uppercase 8─10, 45
  3792.           sub 2─3, 13─14, 44               useful 22, 27, 35
  3793.           Suggestion 53                    uses 27, 34, 46, 51
  3794.           Suggestions 53                   
  3795.           supplied 22                      
  3796.           supported 3, 6, 29, 34           ─────  V  ─────
  3797.           supports 3                       valid 41
  3798.           surname 14, 19, 36, 44           versa 9, 45
  3799.           surnames 19, 36                  version 18, 35, 52
  3800.           Susan 2                          versions 3
  3801.           SYS 48, 51                       vice 9, 45
  3802.                                            video 11, 17, 27, 32, 38, 50
  3803.                                            
  3804.           ─────  T  ─────                  
  3805.           tables 27                        ─────  W  ─────
  3806.           takes 10, 16, 31, 37             WALTERS 2
  3807.           technique 13─14, 44─46           wants 11, 17, 31, 38
  3808.           tells 8, 12, 16, 18─20, 32,      warning 49, 51
  3809.             36─37, 39                      WDB 23, 26
  3810.           text 3, 5─7, 12, 15, 18, 26,     width 11─12, 17─18, 26, 
  3811.             29, 33─34, 39, 47─48             31─32, 38─39, 50
  3812.           title 7, 16, 29, 34              Wildcard 10, 12, 17─18, 
  3813.           toggle 45─46                       22─23, 26, 31─32, 38─39, 
  3814.           toggled 9─10                       49─51
  3815.           transcripts 3, 22                WILLIAMS 2─3, 21
  3816.  
  3817.  
  3818.  
  3819.  
  3820.  
  3821.  
  3822.  
  3823.  
  3824.                                          62
  3825.  
  3826.  
  3827.  
  3828.  
  3829.  
  3830.  
  3831.  
  3832.  
  3833.  
  3834.  
  3835.           winter 2─3
  3836.           won 11, 17
  3837.           WordPerfect 3, 6, 47, 51
  3838.           Wordstar 3, 6, 47
  3839.           worry 6
  3840.           wouldn 41
  3841.           write 13, 33
  3842.           writers 22
  3843.  
  3844.  
  3845.           ─────  Y  ─────
  3846.           YOSHIZAKI 4
  3847.  
  3848.  
  3849.           ─────  Z  ─────
  3850.           zero 25
  3851.  
  3852.  
  3853.  
  3854.  
  3855.  
  3856.  
  3857.  
  3858.  
  3859.  
  3860.  
  3861.  
  3862.  
  3863.  
  3864.  
  3865.  
  3866.  
  3867.  
  3868.  
  3869.  
  3870.  
  3871.  
  3872.  
  3873.  
  3874.  
  3875.  
  3876.  
  3877.  
  3878.  
  3879.  
  3880.  
  3881.  
  3882.  
  3883.                                          63
  3884.  
  3885.  
  3886.  
  3887.  
  3888.  
  3889.                                       Phrase Index
  3890.  
  3891.  
  3892.  
  3893.  
  3894.           ─────  A  ─────                    Edit Phrase File 13, 15, 40
  3895.           ASCII 3, 5─7, 10, 12, 15, 18,      Edit Word List Filenames 34, 46
  3896.             22, 26, 29, 33─34, 39, 47        Error Messages 2, 15, 47─48
  3897.           automatically 2─3, 6─7, 48,        Examples 2─3, 5─6, 15, 24
  3898.             50─51                            Extract Capitalized Words 19, 
  3899.                                                28, 31, 35
  3900.                                              Extract Personal Names 3, 18─19, 
  3901.           ─────  B  ─────                      28, 35, 43
  3902.           BENSON,                            Extract Phrases 15─17, 28, 34, 
  3903.             Brian 13─14, 21, 44                37, 43, 49, 51
  3904.             Courtney 14                      Extract Single Words 7, 10, 13, 
  3905.             Lisa 14                            22, 28─29, 31, 42, 50
  3906.           Black and White Monitor 2, 15,     Extracting Personal Names 18, 45
  3907.             27                               
  3908.           Bug Report Form 51                 
  3909.                                              ─────  F  ─────
  3910.                                              File Menu 2, 4, 7, 10, 12─13, 
  3911.           ─────  C  ─────                      15─16, 18, 22, 25─26, 28─29, 
  3912.           Copyright 2, 15, 28                  31, 33─34, 37, 39, 48
  3913.                                              
  3914.                                              
  3915.           ─────  D  ─────                    ─────  G  ─────
  3916.           Document Format Menu 2, 15         Getting Started 4
  3917.                                              Go to DOS 28, 40
  3918.                                              
  3919.           ─────  E  ─────                    
  3920.           Edit Custom Character Set 15,      ─────  H  ─────
  3921.             40, 48                           HELP Software 15, 28
  3922.           Edit Default Settings List         
  3923.             39─40, 46, 49                    
  3924.           Edit Discard Word File 15, 40,     ─────  I  ─────
  3925.             42, 48, 51                       Installation 4
  3926.           Edit Extracted Name File 15, 20,   
  3927.             37, 40, 45                       
  3928.           Edit Extracted Word File 2,        ─────  L  ─────
  3929.             9─10, 15, 31, 33, 40, 45─46      lower case 8─10, 27, 30, 46
  3930.           Edit Include Word File 15, 40,     
  3931.             43, 48, 51                       
  3932.           Edit Menu 2, 9, 13, 15, 33─34,     ─────  M  ─────
  3933.             40, 45─46                        Microsoft Word 3, 47
  3934.           Edit Personal Name File 19, 35,    Multimate 3, 47
  3935.             40, 43                           
  3936.  
  3937.  
  3938.  
  3939.  
  3940.  
  3941.  
  3942.                                            64
  3943.  
  3944.  
  3945.  
  3946.  
  3947.  
  3948.  
  3949.  
  3950.  
  3951.  
  3952.  
  3953.  
  3954.           ─────  N  ─────                    ─────  V  ─────
  3955.           New Features 3                     View Index on Screen 28, 39
  3956.           No Conversion 8, 30                
  3957.                                              
  3958.                                              ─────  W  ─────
  3959.           ─────  O  ─────                    WILLIAMS, Jennifer 2
  3960.           Option Menu 2, 15                  Word Frequency 3, 15, 28, 33
  3961.           Other Features 26─27               WordPerfect 3, 6, 47, 51
  3962.                                              Wordstar 3, 6, 47
  3963.                                              Wordstar 2000 3, 47
  3964.           ─────  P  ─────                    
  3965.           Phrase Index 2─3, 6, 13─14,        
  3966.             16─17, 28, 34, 37─38, 44, 49     
  3967.           Print Index to Printer 28, 39      
  3968.           Processing Multiple Files 22       
  3969.                                              
  3970.                                              
  3971.           ─────  Q  ─────                    
  3972.           Quick Start 2, 6, 15               
  3973.           Quit 3, 24                         
  3974.                                              
  3975.                                              
  3976.           ─────  S  ─────                    
  3977.           Save Defaults 28, 40, 48           
  3978.           Single Word Index 1, 6, 9─10,      
  3979.             12, 15, 22, 25, 28─29, 31, 45    
  3980.           spinoff list 2, 15, 33, 46         
  3981.           Spinoff Unique Words 13, 28, 33    
  3982.           System Requirements 2─3, 15        
  3983.                                              
  3984.                                              
  3985.           ─────  T  ─────                    
  3986.           TEXT 3, 5─7, 12, 15, 18, 26, 29,   
  3987.             33─34, 39, 47─48                 
  3988.                                              
  3989.                                              
  3990.           ─────  U  ─────                    
  3991.           UPPER CASE 8─9, 30, 46             
  3992.           Use Discard Word List 7─8, 30,     
  3993.             42                               
  3994.           Use Include Word List 7─8, 30,     
  3995.             43                               
  3996.  
  3997.  
  3998.  
  3999.  
  4000.  
  4001.                                            65
  4002.  
  4003.